Czy muszę otrzymać fakturę w formie papierowej?

137 Ilość wyświetleń

Czy faktura wystawiona w formie elektronicznej jest tak samo skuteczna jak ta tradycyjna, papierowa?

Od kilku tygodni obowiązuje nowy przepis ustawy o podatku od towarów i usług, który definiuje czym jest e-faktura, jakie wymogi powinna spełniać oraz jakie skutki prawne wywołuje.

Zgodnie z art. 2 pkt. 32 ustawy o  VAT przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Umieszczenie wspomnianej definicji w polskiej ustawie podyktowane było nie tylko tym, że praktyka obrotu gospodarczego masowo posługuje się e-fakturami – często kontrahenci przesyłają sobie drogą mailową tylko dokumenty formie elektronicznej, ale także ze względu na prawo unijne. Krajowa definicja elektronicznej faktury stanowi odzwierciedlenie definicji przyjętej w art. 217 Dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym Dyrektywą 2010/45/UE.

Co powinna zawierać w swoje treści e-faktura? Otóż, w tym przypadku brak jest jakichkolwiek nowości, bowiem przy jej wystawianiu obowiązują ogólne zasady wystawiania faktur. Tym samym powinna ona zgodnie z ustawą zawierać m.in. następujące elementy:

– datę wystawienia,

– kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku,

– numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,

– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,

– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

– miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

– cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

– kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

– stawkę podatku,

– sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

– kwotę należności ogółem.

Tym co może okazać się najistotniejsze przy posługiwaniu się fakturami elektronicznymi to format. Bowiem, aby faktura mogła zostać uznana za fakturę elektroniczną, musi być nie tylko wystawiona ale także otrzymana w formacie elektronicznym.

Wybór samego formatu zależy od podatnika. Ustawa nie nakłada w tym względzie konkretnych restrykcyjnych obowiązków. Może to być zatem np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV lub faks otrzymany w formacie elektronicznym.

Pewne wątpliwości może budzić sytuacja gdy generujemy fakturę w systemie elektronicznym a potem ją drukujemy i wysyłamy. Czy wtedy możemy mówić nadal o fakturze elektronicznej? Otóż nie. Bowiem faktury,  które zostaną utworzone w formacie elektronicznym przy użyciu programów księgowych lub edytorów tekstu, a następnie zostaną wysłane lub otrzymane w formie papierowej, będą oczywiście fakturami w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Nie mniej jednak nie będą uznawane za faktury elektroniczne w rozumieniu definicji zawartej we wspomnianym powyżej art. 2 pkt 32.

A co z sytuacją w drugą stronę? Gdy przygotowaliśmy fakturę w wersja papierowej i następnie przetworzymy na format elektroniczny? Otóż np. zeskanowanie, a następnie wysłanie i otrzymanie w formie wiadomości e-mail, może zostać uznane za fakturę elektroniczną. Pamiętajmy wtedy jednak o tym by wersja papierowa nie została wysłana lub przekazana odbiorcy.

W dobie nieograniczonych możliwości jakie daje sieć internetowa i programy komputerowe w przypadku e-dokumentów, w tym elektronicznych faktur koniecznym jest zapewnienie jej autentyczności. Wraz ze zmianami ustawy o VAT na szczęście nie zapomniano i o tej kwestii. Określono w niej sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Zgodnie z ustawą:

  1. podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury,
  2. przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury,
  3. przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura,
  4. autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych wymienionych wyżej, zgodnie z ustawą, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej będą zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Kontrahenci czasem mogą toczyć spór o to co dokładnie w danej sytuacji znaczy „wystawienie. Otóż przez wystawienie należy rozumieć udostępnienie faktury w taki sposób, aby jej odbiorca mógł ją otrzymać. Oczywiście choć wysyłanie e-faktury drogą mailową jest najpopularniejszą i nierzadko najwygodniejszą formą to nie musi być jedyną. Praktykuje się także np. zapewnienie możliwość pobrania faktury w formacie elektronicznym, za pośrednictwem serwisu internetowego. Takie rozwiązanie wymaga jednak większego zaangażowania bowiem taki dostęp powinien być możliwy najlepiej po wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem lub przekazany przy pomocy bezpiecznego połączenia.

Analogicznie do tego co powiedziane zostało wcześniej, zatem z kolei za otrzymaną e-fakturę ustawa uznaje taką, która dotrze do odbiorcy. Może to być zarówno moment pojawienia się wiadomości e-mail na serwerze pocztowym naszego kontrahenta, jak i moment pobrania jej z serwisu internetowego.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 106n ust. 1 ustawy o VAT stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Niestety zmienione przepisy nie mówią już o formalnym wyrażeniu zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej oraz nie określają w jaki sposób ta zgoda ma być wyrażona. Takie uproszczenie z jednej strony z pewnością jest pomocne w bieżących, nierzadko bardzo dynamicznych kontaktach pomiędzy przedsiębiorcami, nie mniej jednak może mnożyć także sytuacje niejasne.

W myśl tych zmian formę zgody postawiono wyborowi i ustaleniom stron transakcji. Możliwości zatem jest wiele np. zgoda wyrażona w formie papierowej, ale również jako wiadomości e-mail, a nawet w formie ustnej.

A co w sytuacji gdy druga strona w ogóle nie zareaguje? Otóż wystarczy, że odbiorca, który otrzymuje fakturę w formie elektronicznej po prostu nam zapłaci kwotę na niej figurującą.

Zasady przechowywania dokumentów księgowych, w tym faktur elektronicznych, zostały z kolei  określone  w ustawie o rachunkowości. Księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, a także dowody księgowe w tym e-faktury, należy odpowiednio przechowywać, chronić przed zakazanymi zmianami, rozpowszechnianiem, uszkodzeniem, czy zniszczeniem. E-faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej, czyli np. na płytach DVD lub dyskach twardych. Te nośniki z kolei powinny być umieszczone  w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. Jeżeli nie jesteśmy w stanie zapewnić przechowywania dokumentów w formie elektronicznej, to powinny być one wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Istotną kwestią jest także wymóg dotyczący formy i miejsca przechowywania dokumentów.

E-faktury należy przechowywać w oryginalnej formie, w odpowiednio określonym porządku, podzielone na miesiące lub inne okresy sprawozdawcze i w sposób, który pozwala na łatwe odnalezienie dokumentu. Na koniec warto zaznaczyć, że e-faktura powinna być przechowywana przez okres 5 lat, liczony od początku roku następującego po roku finansowym, w którym faktura została wystawiona.

Poprzedni artykułRozliczanie podróży służbowych
Następny artykułJak otrzymać odszkodowanie za opóźnienia lub brak płatności kontrahenta?
adwokat, dziennikarz i działacz społeczny; w codziennej praktyce zajmuje się m.in. prawnym wsparciem małych i średnich przedsiębiorców. Członek Międzynarodowego Stowarzyszenia Ochrony Własności Intelektualnej i Stowarzyszenia Ochrony Własności Przemysłowej oraz fundator i członek zarządu Fundacji Działań Obywatelskich gdzie koordynuje program powszechnej edukacji prawnej. Na antenie Programu 1 Polskiego Radia prowadzi cotygodniową audycję prawniczą.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here