Kasa fiskalna niezbędna do rejestracji sprzedaży detalicznej

147 Ilość wyświetleń

W obecnie istniejących warunkach rynkowych przedsiębiorcy sprzedający swoje towary i usługi klientom detalicznym – osobom prywatnym, nie są w stanie tego dokonać bez kasy fiskalnej. Stanowi ona niezbędne urządzenie w zgodnym z prawem procesie sprzedaży. Czym jest kasa fiskalna, kogo obowiązuje i z jakimi wiąże się obowiązkami? Jaką kasę  wybrać i jak to zrobić? W końcu, dla jakich nowych grup zawodowych kasa fiskalna będzie obligatoryjnym elementem codziennej pracy od 1 stycznia 2015 roku?

Kto musi posiadać kasę fiskalną i dlaczego?

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż dla podmiotów detalicznych musi rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej – czyli urządzeniu przeznaczonym do rejestracji obrotu i wysokości podatku, który wynika ze procesu sprzedaży. Urządzenie to jest obligatoryjnie wyposażone w moduł pamięci fiskalnej. O tym, kto musi ewidencjonować sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej mówi art. 111 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r., nr. 54, poz. 535 z późn. zm.) Mowa w nim, iż obowiązek stosowania kas fiskalnych dotyczy podatników dokonujących sprzedaży swoich towarów i usług na rzecz:

  • osoby fizycznej niebędącej przedsiębiorcą,
  • rolnika ryczałtowego.

Należy dodać, iż w przypadku przedsiębiorcy dokonującego zakupów we własnym imieniu, prywatnie, nie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – również w przypadku sprzedaży takiej osobie – rozliczenie odbywa się na kasie fiskalnej. Od powyższej reguły ustawodawca przewidział szereg wyjątków, choć ich zakres z czasem ulega zmniejszaniu. Zasadniczo zwolnienia z konieczności stosowania kasy fiskalnej dzielą się na te związane z wysokością rocznych obrotów (maksymalnie 20 tys. zł) oraz te związane z charakterem prowadzonej działalności gospodarczej.

Jak wygląda procedura nabycia kasy fiskalnej?

Z prawnego punktu widzenia pierwszym krokiem w drodze ku uzyskaniu urządzenia rejestrującego sprzedaż jest złożenie wniosku do Naczelnika Urzędu Skarbowego, właściwego dla danego podatnika. Wniosek powinien zawierać informację o liczbie kas fiskalnych oraz adresie, pod którym będą funkcjonować. Następnie, już kiedy przedsiębiorca jest posiadaczem kasy, należy poddać ją procesowi fiskalizacji, czyli jednorazowej czynności, polegającej na aktywacji kasy (synchronizacji pracy modułu fiskalnego z pamięcią fiskalną kasy), dokonywanej przez upoważnionego pracownika serwisu. Trzeci krok to otrzymanie numeru ewidencyjnego z Urzędu Skarbowego – na podstawie złożonego wcześniej wniosku (zgłoszenie wniosku musi nastąpić nie później niż 7 dni od procesu fiskalizacji, zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych) oraz nałożenie go trwale na obudowę kasy fiskalnej. Od tego momentu można rozpocząć pracę z urządzeniem rejestrującym.

Obowiązki związane z posiadaniem kasy

Podatnicy prowadzący ewidencję poprzez korzystanie z kas fiskalnych zobowiązani są do:

  1. Dokonania rejestracji każdego aktu sprzedaży oraz wydruku i przekazania kupującemu paragonu. Kopia czynności sprzedaży powinna być przechowywana albo jako zapis w formie elektronicznej, albo jako wydruk na papierowej rolce (w zależności od rodzaju kasy).
  2. Samodzielnej i permanentnej weryfikacji poprawności pracy urządzenia, szczególnie pod względem poprawności wprowadzonych nazw towarów i usług (grupowania nazw według PKWiU) oraz przypisania ich do właściwych stawek podatkowych.
  3. Przeprowadzenia dobowego oraz miesięcznego raportu fiskalnego (dobowego – pomiędzy momentem zakończenia sprzedaży danego dnia, a jego rozpoczęciem w dniu następnym; miesięcznego – po zakończeniu ostatniego dnia miesiąca a przed rozpoczęciem pierwszego dnia miesiąca następnego).
  4. Przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez okres 5 lat, od momentu rozpoczęcia roku następnego, tj. do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 112 Ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku od towarów i usług)
  5. Korzystania wyłącznie z urządzenia fiskalnego, które przeszło proces fiskalizacji.
  6. Niezwłocznego zgłoszenia każdej usterki i awarii do najbliższego punktu serwisowego.

Przedsiębiorco, pamiętaj o przeglądzie technicznym swojej kasy

Odrębnego komentarza wymaga zagadnienie obowiązkowych przeglądów kas fiskalnych.  Przegląd kasy powinien odbywać się przynajmniej raz na 2 lata, a obowiązkiem właściciela kasy jest pilnowanie upływających terminów. Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie posiada aktualnego przeglądu urządzenia? Wtedy właściciel musi się liczyć z żądaniem zwrotu odliczonych kwot przy zakupie urządzenia i/lub istnieje możliwość zakwalifikowania tego czynu jako naruszenie Kodeksu Karno-Skarbowego – wadliwe prowadzenie księgi kasy fiskalnej. Zwyczajowo takie naruszenie grozi karą grzywny, która może wynosić od 0,1 do 20-krotności wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Serwisant podczas przeglądu dokonuje oględzin zewnętrznych i wewnętrznych urządzenia. W przypadku znaczącej usterki uniemożliwiającej dalszą pracę urządzenia, jeśli nie spełnia ustawowych wymogów – serwisant jest zobowiązany przekazać informację do Urzędu Skarbowego o zaistniałej sytuacji oraz zapisać dany fakt w książce urządzenia.

Jaką kasę wybrać?

Na rynku zasadniczo są dostępne dwa rodzaje kas: tradycyjne kasy fiskalne z zapisem na papierowej rolce oraz – kasy z zapisem na karcie pamięci (łatwiejsze w obsłudze i nowocześniejsze, zapis np. na karcie SD). Kasy na papierowej rolce w większości cech użytkowych przegrywają z kasami elektronicznymi. Te pierwsze podatne są na wilgoć, temperaturę. Mają relatywnie niewielką pojemność (jedna rolka wystarczy na określoną mała ilość paragonów, a zapis na karcie 2Gb to prawie 1 mln standardowych paragonów), rozmiary (2 rolki w kasie), większy pobór mocy czy gorsza ergonomia, funkcjonalność i trwałość. Główną zaletą kasy elektronicznej jest fakt, iż wszystkie dane są dostępne w formie wirtualnej, co pozwala na generowanie statystyk, raportów i zestawień sprzedaży. Wadą natomiast pozostaje cena – kasy, których dane są zapisywane w formie elektronicznej są dużo droższe niż tradycyjne kasy na rolce papierowej. A dla małego przedsiębiorcy, który generuje niewielką sprzedaż, tradycyjna kasa może okazać się często lepszym wyborem. Zatem przy zasadniczo kilku paragonach dziennie, nie ma istotnych powodów, dla których kasa elektroniczna na pewno byłaby rozwiązaniem lepszym.

Co ważne, budżet państwa obecnie refunduje 90% ceny netto zakupu nowej kasy fiskalnej, jednak nie jest to kwota wyższa niż 700 zł. Przy najtańszych kasach, których cena oscyluje wokół 900 zł brutto, nabycie tradycyjnego urządzenia z papierową rolką wychodzi prawie bezpłatnie, choć aby nabyć średniej klasy kasę fiskalną, należy zapłacić zdecydowanie powyżej 1000 zł.

Zmiany od 1 stycznia 2015 r.

UWAGA! Z końcem grudnia 2014 r. przestaje obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 listopada 2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2015 r. zgodnie z projektem nowego Rozporządzenia Ministerstwa Finansów z 22 lipca 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrującychzmianie ulega szereg przepisów dotyczących kas fiskalnych. Rozporządzenie ma funkcjonować w latach 2015-2016. Przede wszystkim zmniejszeniu ulegnie lista profesji, które nie są zobowiązane do wykorzystywania kas fiskalnych, innymi słowy – obowiązkiem posiadania urządzeń rejestrujących zostaną objęci przedstawiciele profesji świadczących następujące usługi:

  • prawnicze,
  • lekarskie i dentystyczne,
  • kosmetyczne, kosmetologiczne i fryzjerskie,
  • gastronomiczne,
  • w zakresie naprawy samochodów osobowych,
  • w zakresie przewozu osób.

Przedstawiciele ww. profesji będą zobowiązani do spełnienia wszelkich powinności związanych z kasami fiskalnymi do 28 lutego 2015 r. Data tyczy się firm założonych przed 1 stycznia 2015 r. W przypadku podmiotów uruchomionych np. 15 stycznia, nie obowiązuje ich 2-miesięczny okres  przejściowy. Należy ponadto podkreślić, iż wyżej wymienione grupy przedsiębiorców winny posiadać kasy fiskalne, niezależnie od osiąganych obrotu. Zgodnie z wszystkimi poprzednimi rozporządzeniami, zwolnienia mają miejsce w stosunku do określonych grup zawodowych, jeśli nie przekraczają 20 tys. zł obrotu rocznie. Istota zwolnień polega na tym, iż zawierane są wyłączenia od tej zasady, w opisywanym przypadku –  od początku 2015 r. wyłączeniu podlegają wyżej wymienione grupy. Kolejne zmiany powodują, iż coraz mniejsza liczba podatników podlega systemowi zwolnień.

Jednak z punktu widzenia interesu przedsiębiorców nie wszystkie zmiany są mało korzystne. Sprawy związane z rozliczaniem zaliczek pobranych od klientów, a rejestrowanych na kasie fiskalnej mają ulec uproszczeniu. Obecnie zgodnie z art. 14 ust. 3 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – należności na poczet dostaw towarów lub usług, wykonanych z następnych okresów rozliczeniowych, przedsiębiorca winien zarejestrować na kasie fiskalnej, ale z drugiej strony nie może taka zaliczka stanowić przychodu w podatku dochodowym. Sytuacja ma ulec zmianie – czynność ta ma być już kwalifikowana, jako powstanie przychodu podlegającego rozliczeniu.

Ciekawą kwestią wydaje się pewna nowość w przepisach – jeśli podatnik posiada w swoim przedsiębiorstwie środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a zechce je sprzedać osobie prywatnej, taka proces sprzedaży nie będzie zaliczany do limitu 20 tys. zł (obecnie jest zaliczany).

Poprzedni artykułPrzedawnienie długu nie powoduje jego wygaśnięcia
Następny artykułJak odliczyć podatek VAT od samochodu i paliwa
Dziennikarz, ekonomista. Członek Organizacji ESTIEM (European Students of Industrial Engineering and Management) oraz Stowarzyszenia Inwestorów Indywidualnych. Swoją karierę zawodową rozpoczynał w Analizy Online, niezależnym ośrodku analitycznym monitorującym polski rynek kapitałowy. Związany z Bloomberg Businesswek Polska, współpracował także z Obserwatorem Finansowym oraz Gazetą Trend-Miesięcznikiem o Sztuce Inwestowania. Przedruki jego artykułów znalazły się w takim mediach jak Gazeta Wyborcza, Interia.pl, Onet.pl.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here