Rozliczanie podróży służbowych

139 Ilość wyświetleń

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową czyli potocznie zwane dietą.

Zatem podróż służbowa to wyjazd związany tematycznie z charakterem wykonywanej pracy do innej miejscowości niż ta, w której znajduje się siedziba pracodawcy (czyli miejsce wykonywania pracy przez zatrudnionego wpisane do umowy o pracę jako miejsce świadczenia pracy).

Pracodawca może wysłać osobę zatrudnioną w podróż służbową, jeśli mieści się to w obowiązkach służbowych zatrudnionego – podróż jest związana z wykonywanymi obowiązkami.  Zdarza się, że zatrudnieni sami występują z inicjatywą wyjazdu na jakieś spotkanie czy konferencję. W takiej sytuacji uprawnieniem pracodawca jest czy wyrazi zgodę na taki wyjazd. Wystarczy zgoda ustna, ale warto skorzystać z formy polecenia wyjazdu służbowego na piśmie.

W podróż służbową można delegować osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o dzieło, a nawet stażystę czy praktykanta. W przypadku umów zlecenie lub o dzieło należy zawrzeć w nich zapisy o ponoszeniu kosztów podróży przez zatrudniającego. W przypadku zatrudnienia osób prowadzących działalność gospodarczą najlepszym rozwiązaniem jest wcześniejsza umowa między pracodawcą a taką osobą, na łączne rozliczenie tego typu kosztów wraz z pozostałą częścią wynagrodzenia na jednej fakturze (rachunku).

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu w przedsiębiorstwie prywatnym określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika pracującego w instytucji publicznej. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień w sprawie wyjazdów służbowych, pracownikowi przedsiębiorcy przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio do zasad, które regulują takie wyjazdy w przypadku urzędników.

Zatem to minimum, które należy zapewnić to dieta przysługująca pracownikowi w czasie podróży krajowej, która jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi ona obecnie 30 zł za dobę podróży. Jednakże – na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowych urzędników – kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia (w tym zapewnionego w ramach usługi hotelarskiej), przyjmując że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 25% diety,
  • obiad – 50% diety,
  • kolacja – 25% diety.

Oznacza to, iż w przypadku zapewnienia śniadania lub kolacji dietę należy obniżyć o 7,50 zł (30 zł × 25%), a w przypadku zapewnienia obiadu – o 15 zł (30 zł × 50%). Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł (30 zł × 20). Jedynie w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej powyższy limit.

Doba jest liczona w ciągu 24 godzin, liczonych od momentu rozpoczęcia podróży służbowej. Jeśli podróż trwałaby kilka dni to według tej zasady należy wyliczać każdą kolejno zaczynającą się dobę.

Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

  • od 8 do 12 godzin przysługuje połowa diety, czyli aktualnie: 15,00 zł;
  • powyżej 12 godzin przysługuje cała dieta: 30,00 zł.

Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

  • do 8 godzin – przysługuje połowa diety;
  • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości 30 zł.

Przy obliczaniu diet zagranicznych stosuje się następujące zasady:

  • za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
  • za niepełną dobę: do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
  • od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety;
  • powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą bezpłatne całodzienne wyżywienie, lub gdy wyżywienie opłacone jest w cenie karty okrętowej (promowej), przysługuje 25% diety. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie należy odjąć od dziennej stawki odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety;
  • obiad – 30% diety;
  • kolację – 30% diety;
  • inne wydatki – 25% diety.

Kiedy dieta nie przysługuje i nie powinna być zwrócona? Otóż:

  • za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego zatrudnionego;
  • gdy osoba przebywająca w podróży trwającej co najmniej 10 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejscowości pobytu stałego lub czasowego;
  • jeżeli delegowanemu zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie w czasie podróży służbowej.

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej m.in. w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. W konsekwencji nadwyżka kosztów wyżywienia ponad kwotę diety stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu, od którego płatnik jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek. Jeśli zaś chodzi o oskładkowanie ww. należności, to z podstawy wymiaru składek ZUS wyłączone są diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia w sprawie podróży służbowych.

Koszty podróży, które mogą zostać poniesione i zwrócone to przede wszystkim: koszty przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, diet czyli wyżywienia w czasie podróży oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, np. opłaty konferencyjne związane z podróżą służbową.

Podstawą rozliczenia jest dokument dwustronny. Załącznikiem do niego są dowody potwierdzające wysokość poszczególnych kosztów podróży służbowej, np. bilety, faktury. Mogą być one wystawione zarówno na firmę, jak i na osobę, która podróż odbywała. Środek lokomocji określany jest przez pracodawcę. Do dokumentów potwierdzających podróż służbową zalicza się zazwyczaj:

  • bilety (PKP, PKS, lotnicze i inne);
  • faktury za nocleg;
  • opłaty konferencyjne.

Często podróż służbową odbywa się przy użyciu prywatnego samochodu. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać następujące dane:

  • nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
  • numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
  • kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu;
  • opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
  • stawkę za jeden kilometr przebiegu;
  • kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu;
  • podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W przeciwnym razie koszt nie będzie uznany za koszty uzyskania przychodu w myśl art. 16. ust. 5 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych.

Poprzedni artykułE-sąd – czyli jak odzyskać długi z niezapłaconych faktur
Następny artykułCzy muszę otrzymać fakturę w formie papierowej?
adwokat, dziennikarz i działacz społeczny; w codziennej praktyce zajmuje się m.in. prawnym wsparciem małych i średnich przedsiębiorców. Członek Międzynarodowego Stowarzyszenia Ochrony Własności Intelektualnej i Stowarzyszenia Ochrony Własności Przemysłowej oraz fundator i członek zarządu Fundacji Działań Obywatelskich gdzie koordynuje program powszechnej edukacji prawnej. Na antenie Programu 1 Polskiego Radia prowadzi cotygodniową audycję prawniczą.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here