Solidni, punktualni, konkretni i wierni zasadzie „porządek musi być” – w taki sposób postrzegamy Niemców jako naród i ten pogląd dobrze oddaje również naturę biznesowych relacji z naszymi zachodnimi sąsiadami.
O czym musimy pamiętać, chcąc prowadzić interesy z Niemcami?
Kultura niemiecka jest postrzegana jako ściśle monochroniczna, co oznacza mocne przywiązanie do punktualności, przepisów oraz wszelkich założonych wcześniej planów i harmonogramów. Planując wejście w biznesowe relacje z Niemcami, znajomość tych reguł jest niezbędna, ponieważ równie duża skrupulatność w tym temacie będzie wymagana także od nas samych.
Żelazne reguły formalizmu
Niemcy wyraźnie oddzielają sferę kontaktów formalnych od prywatnych. Spoufalanie się, zbytni familiaryzm lub podkreślanie tychże jakimkolwiek kontaktem fizycznym poza zwyczajowym uściskiem dłoni na powitanie i pożegnanie są niewskazane podczas rozmów biznesowych. Wspomniane zasady uwzględniają także zwracanie się do wszystkich uczestników spotkania po nazwisku, a nie imieniu, niezależnie od wcześniejszej zażyłości.
Formy kontaktu również nie powinny wykraczać poza te przyjęte w biznesie. Do umawiania spotkań i czynienia ustaleń powinny służyć wyłącznie służbowe telefony bądź maile, przy czym należy pamiętać, że Niemcy preferują spotkania twarzą w twarz i wolą je od kontaktów pośrednich. Może się zdarzyć, że wejdziemy w posiadanie danych prywatnych, takich jak adres, telefon czy mail, ale nie powinniśmy z nich korzystać w celach biznesowych, chyba że dojdzie do nagłej i alarmującej sytuacji i taka droga będzie jedyną dostępną.
- Niemcy nie spoufalają się z partnerami biznesowymi
- Sfera zawodowa jest ściśle oddzielona od prywatnej
Zawsze na czas
Mówiąc o spotkaniach, nie można zapomnieć o bezwzględnej zasadzie punktualności. W Niemczech nie ma mowy o kurtuazyjnych spóźnieniach lub nadgorliwym przychodzeniu przed czasem – na spotkaniu powinniśmy pojawić się dokładnie o wyznaczonej godzinie, nie wcześniej ani nie później. Jeśli wiemy, że nie zdołamy dotrzeć na czas, należy o tym poinformować możliwie jak najwcześniej, podając uzasadnione wyjaśnienie.
Spotkanie umawiamy ze sporym, około dwutygodniowym wyprzedzeniem. To czas, który służy niemieckiemu kontrahentowi do zapoznania się ze sprawą i zasięgnięcia wiedzy o potencjalnym partnerze. Warto wykorzystać go w ten sam sposób, by pojawić się w pełni przygotowanym. Na samym spotkaniu nasi niemieccy sąsiedzi oczekują konkretów – bez small talków, z natychmiastowym przejściem do sedna sprawy i trzymania się go przez cały czas spotkania.
- Punktualność to podstawa w relacjach biznesowych z Niemcami
- Niemcy cenią swój czas i wymagają tego samego od kontrahentów
Powściągliwość w zachowaniu i ubiorze
Równie dużą wagę mają szczegóły niemerytoryczne, które także mogą zaważyć na powodzeniu rozmów. Mowa przede wszystkim o ubiorze, który powinien być konserwatywny i formalny, bez odchyłów w stronę casualu u mężczyzn oraz mocnego makijażu i efektownych strojów u kobiet. Na spotkaniu preferowana jest prezentacja trzecioosobowa – samodzielnie przedstawienie się jest źle widziane. Z każdym uczestnikiem witamy się mocnym uściskiem dłoni i w ten sam sposób się żegnamy, także gdy któryś opuści spotkanie przed czasem. Podobnie jak w Polsce, gdy w spotkaniu uczestniczą kobiety to one pierwsze wyciągają dłoń, ale niewskazane jest powitanie przez pocałowanie ręki.
W mniej formalnych biznesowych kulturach podkreślenie wagi zwłaszcza pierwszego spotkania podarunkiem mogłoby być mile widziane, ale nie w Niemczech – tu absolutnie należy się wystrzegać jakichkolwiek gestów wykraczających poza sferę formalno-biznesową.
- Na spotkaniach biznesowych w Niemczech formalny strój to obowiązek
- Podarunki są niestosowne niezależnie od okoliczności
Solidni partnerzy biznesowi
Powyższy opis może sugerować, że kontakty biznesowe z Niemcami skazują nas na sztywne trzymanie się norm przez cały czas nawet długoletniej współpracy, co oczywiście nie jest prawdą. Kluczowe jest nasze zachowanie przy inicjowaniu kontaktów, które decyduje, czy będziemy postrzegani jako solidni partnerzy. Jeśli potwierdzimy to swoją postawą i dalszą udaną współpracą, relacje mają szansę się rozluźnić, jednak z zachowaniem zasady, że na przyjaźnie lub stosunki towarzyskie w większości przypadków zarezerwowany jest czas po pracy.
