Jak odliczyć podatek VAT od samochodu i paliwa

W polskim prawodawstwie dotyczącym MSP istnieje możliwość odliczania podatku VAT od zakupionych pojazdów samochodowych, w tym samochodów osobowych.

Jednak mniejszy podatek nie kończy  się na samym nabyciu pojazdu. Dopuszczalne jest odliczanie podatku od paliwa, jak też od nabycia części zamiennych czy wszelkich usług serwisowych. To popularne zagadnienie, które podlega częstym zmianom ustawodawczym w ostatnim czasie. Kiedy możemy odliczyć 100%, kiedy 50%, a kiedy zupełnie nie możemy dokonać odliczenia VAT od zakupu auta? Kto dzisiaj może odliczyć VAT ze stacji benzynowej? Na czym będą polegać zmiany w podatku VAT płaconym od paliwa od 1 lipca 2015 roku?

Jak było dawniej, a jak jest obecnie

W Polsce do 31 grudnia 2013 r. obowiązywały zupełnie odmienne zasady, aniżeli te funkcjonujące w dniu dzisiejszym. Wtedy przedsiębiorcy mogli odliczyć maksymalnie 60% kwoty podatku określonej na fakturze, nie więcej jednak niż 6 tys. zł. Od 1 stycznia 2014 r. radykalnie zmieniły się zasady i obowiązywały one do 31 marca. Dla popularnych aut z tzw. kratką istniała możliwość bezwarunkowego odliczenia 100% podatku – warunkiem takiego działania było posiadanie homologacji N1, wpisanej w dowodzie rejestracyjnym.

1 kwietnia br. kolejny raz zmieniły się przepisy. W życie weszła nowelizacja Ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535), która zakładała, iż podatek VAT od pojazdów samochodowych wykorzystywanych tylko w ramach działalności gospodarczej może być w 100% odliczony (pod szeregiem restrykcyjnych warunków), a jeśli przedsiębiorca użytkuje pojazd prywatnie i służbowo – może odliczyć 50% podatku.

ODLICZENIE PODATKU VAT OD ZAKUPU AUTA / POJAZDU SAMOCHODOWEGO

Jakie warunki należy spełnić, aby obecnie odliczyć 100% VAT od samochodu osobowego?

Pełne odliczenie VAT przysługuje pojazdom, które:

1. Według urzędu skarbowego są przeznaczone wyłącznie na poczet działalności gospodarczej (co jest potwierdzoną ewidencją à mogą to być wszystkie samochody osobowe);
2. Drugim aspektem jest konstrukcja pojazdu (np. koparka samojezdna, koparko-ładowarka), która wyklucza użytek prywatny,
3. Trzecim rodzajem jest specjalna klasyfikacja pojazdów, potwierdzona dodatkowym badaniem w stacji kontroli pojazdów, posiadające jeden rząd siedzeń wyraźnie oddzielonych od części ładunkowej:
   1. klasyfikowane jako „wielozadaniowe”, „vany” (VAT-1),
   2. z otwartą częścią ładunkową – pickupy (VAT-3),
   3. niewielkie ciężarówki z oddzielną kabiną kierowcy (VAT-4).
4. Których dopuszczalna masa całkowita przekracza 3,5 t.

Do wyżej wymienionych grup B, C i D właściciel nie musi prowadzić ewidencji przebiegu. Jednak w większości przypadków – przypadków samochodów osobowych, przedsiębiorca winien wypełnić dwa podstawowe obowiązki:

1. Złożenie do urzędu skarbowego deklaracji VAT-26

Czym jest deklaracja VAT-26? To zbiór informacji na temat pojazdów samochodowych, które wykorzystywane są tylko w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Deklarację należy złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego najpóźniej 7 dni od poniesienia pierwszych wydatków związanych z pojazdem (czyli w tym przypadku – zakupem pojazdu). Jeśli w okresie późniejszym nastąpiła zmiana kwalifikacji użytkowania pojazdu, podatnik jest zobowiązany złożyć aktualizację deklaracji VAT-26.

1. 2.         Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu

Art. 86a ust. 6 Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. 2004 Nr 54 poz. 535) mówi, iż ewidencja musi być prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.

W tej samej ustawie w art. 86a, ust. 7 czytamy o obowiązkowych elementach takiej ewidencji:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.

– potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowe-go w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;

• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Reasumując – w praktyce niewielka grupa przedsiębiorców korzysta z ww. możliwości odliczenia pełnego podatku VAT, ze względu na brak prawa do używania pojazdu w celach prywatnych, konieczność dopełnienia szeregu obowiązków informacyjnych oraz posiadaniu wszystkich dokumentów. Ale jeśli już dane auto zostanie uznane jako w pełni wykorzystywane w firmie – wtedy można odliczać pełny VAT nie tylko od zakupu takiego pojazdu, ale także od paliwa (w dalszej części tekstu), części zamiennych pojazdu, naprawy, konserwacji czy szeregu usług serwisowych.

Podatniku, uważaj na kontrolę US

Organy podatkowe u posiadacza pojazdu wyłącznie służbowego mają prawo sprawdzać liczbę pokonanych kilometrów, cele podróży służbowych i autentyczność miejsc docelowych takich podróży. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek nieprawidłowości, zastosowanie znajdują przepisy kodeksu karno-skarbowego, a dokładnie art. 56a ust. 1. Maksymalna możliwa kara w przypadku niepopełnienia obowiązków informacyjnych lub wykorzystywaniu samochodu służbowego w celach prywatnych równa się 720 stawkom dziennym (ponad 16 mln zł!). Dlatego często bardziej bezpiecznie jest zdecydować się tylko na 50% odliczenie VAT-u.

… a kiedy odliczysz tylko 50% VAT?

Połowę naliczonego podatku VAT przedsiębiorca odliczy w przypadku, kiedy samochód służy celom zarówno firmowym, jak i prywatnym – czyli funkcjonuje w tzw. systemie mieszanym. Trzeba przyznać, iż ze względu na możliwe kontrole organów podatkowych – takie rozwiązanie jest rozwiązaniem prostszym i dużo bardziej bezpiecznym z punktu widzenia posiadacza pojazdu, co potwierdzają statystyki z urzędów skarbowych.

ODLICZENIE PODATKU OD ZAKUPU PALIWA

Ustawodawca przewidział możliwość odliczania wydatków poniesionych w poczet paliwa do pojazdów samochodowych w firmie. Jest to interesująca opcja, która pozwala na spore oszczędności. Obecnie jednak w większości przypadków nie można takiego kosztu odliczać, co ulegnie zmianie w połowie przyszłego roku. Choć od tej reguły istnieją pewne wyjątki.

Pełny VAT od paliwa (i innych wydatków eksploatacyjnych) można odliczyć:

Pełne prawo do odliczenia odliczanie na zasadach ogólnych przysługuje w stosunku do paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu przeznaczonego do napędu pojazdów samochodowych, które przedsiębiorca tylko i wyłącznie wykorzystuje w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Czyli odpowiednio:

• pojazdów powyżej 3,5 t.
• pojazdów specjalnych (VAT-1, VAT-3, VAT-4) ànie zgłaszanych na VAT-26,
• pojazdów zgłaszanych do US w deklaracji VAT-26 (samochody osobowe i inne).

Mówiąc o ostatniej wyżej wymienionej grupie, specyfika odliczenia VAT nie różni się niczym od odliczenia podatku od nabycia pojazdu. Tutaj także należy poinformować Naczelnika US o wykorzystywaniu takich pojazdów w przedsiębiorstwie oraz należy prowadzić ich ewidencję. Innymi słowy, należy spełnić identyczne warunki, jak w przypadku odliczania podatku od zakupu pojazdu.

50% odliczenia  paliwowego VAT:

Jeśli przedsiębiorca natomiast wykorzystuje pojazd do celów mieszanych (działalność gospodarcza i cele prywatne), może on odliczyć 50% kosztów paliwa, z uwzględnieniem następującego warunku: do 30 czerwca 2015 r. możliwość odliczenia dotyczy tylko pojazdów samochodowych (innych niż samochody osobowe), w których liczba miejsc (wraz z miejscem dla kierowcy), wynosi:

• 1 – dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 425 kg,
• 2 – dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 493 kg,
• 3 – dopuszczalna ładowność jest równa lub większa niż 500 kg.

W praktyce zatem chodzi najczęściej o pojazdy będące vanami czy popularnymi busami. Dopuszczalna ładowność oraz liczba zarejestrowanych miejsc będzie weryfikowana na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym, więc obowiązkiem posiadacza pojazdu jest dbanie o prawidłowość tych danych.

Jeśli zapomniałeś o odliczeniu, możesz odzyskać podatek

Co interesujące, istnieje możliwość odzyskania naliczonego podatku z ostatnich 7 miesięcy (kwiecień-październik). Jednak tutaj znaczenie ma sposób rozliczania wydatków przez przedsiębiorcę, czyli to w jakich okresach następują rozliczenia, co jest sprawą dość indywidualną (np. kwartalnie)

Zmiany w 2015 r.

Od 1 lipca 2015 r. wszyscy przedsiębiorcy mający pojazdy samochodowe (bez względu na ich rodzaj – także samochody osobowe) i wykorzystujący je do celów mieszanych, będą mogli odliczyć 50% kosztów danego paliwa, bez dodatkowych warunków. Obecnie koszt paliwa od klasycznych aut osobowych nie można odliczać, taka operacja nie jest możliwa także w przypadku wymienionych trzech grup (1-3) dopuszczalne ładowności są mniejsze niż wyżej wymienione (1 – mniej jak 425 kg, 2 – mniej jak 493 kg, 3 – mniej jak 500 kg).