e-podpis kluczem do e-urzędów

E-administracja, e-urzędy, usługi w chmurze – te i inne pojęcia wpisują się w długoterminową strategię kraju bazującą na rozwoju cyfrowej gospodarki opartej na wiedzy.

Przedsiębiorcy szczególnie wpisują się w pewne działania związane z cyfryzacją środowiska gospodarczego. Takim przykładem jest zagadnienie e-podpisu, czyli użytecznego narzędzia wspomagającego relacje sektora MSP z urzędnikami. Czym zatem jest podpis elektroniczny, a czym bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany certyfikatem kwalifikowanym i dlaczego dla przedsiębiorców ten drugi ma istotne znaczenie? Jak należy z niego korzystać, w jakich przypadkach i dlaczego warto? Wreszcie ze względu na planowane zmiany od 1 stycznia 2015 r. dlaczego należy już wcześniej warto stać się posiadaczem e-podpisu?

W myśl Ustawy o podpisie elektronicznym z 18 września 2001 r. należy wyróżnić podpis elektroniczny oraz bezpieczny podpis elektroniczny. O pierwszym mówimy w przypadku istnienia danych w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.

Jednak z punktu widzenia przedsiębiorcy dużo ważniejszym pojęciem jest bezpieczny podpis elektroniczny. Zgodnie z art. 3 ww. ustawy charakteryzuje się on tym, iż:

• jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej taki podpis,
• jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
• jest powiązany z danymi, do których został dołączony, w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Założeniem ustawodawcy było opracowanie mechanizmu, który pozwoliłby identyfikować podatników w relacjach z instytucjami publicznymi podczas wymiany dokumentów elektronicznych. E-podpis to także przypisanie odpowiedzialności konkretnej osobie (fizycznej) za treść dokumentów. Powoduje on konkretne następstwa prawne, równoważne z własnoręcznym podpisem dokumentów istniejących w formie fizycznej. Fakt ten potwierdza art. 78 § 2 kodeksu cywilnego, który mówi iż oświadczenie woli złożone w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Trzecim założeniem idei budowy narzędzia było zapewnienie jego bezpieczeństwa. E-podpis to metoda służąca szyfrowaniu dokumentu elektronicznego za pomocą specjalnych kluczy (prywatnego i publicznego), a szyfrowanie odbywa się nie na dysku twardym komputera, a na karcie kryptograficznej, co sprawia iż taki podpis wyjątkowo trudno sfałszować.

Należy podkreślić, iż w celu złożenia ważnego podpisu z prawnego punktu widzenia w wielu przypadkach e-podpis jest niepotrzebny. Z drugiej strony istnieją sytuacje, gdy przedsiębiorca musi go wykorzystywać, np. kontakty z ZUS  w programie Płatnik (w myśl art. 47a § 2a Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W jakich zatem sytuacjach przedsiębiorca może wykorzystać e-podpis? Cyfrowa sygnatura ma następujące zastosowanie:

• podpisywanie e-faktur,
• składanie dyspozycji w ramach bankowości elektronicznej
• podpisywanie w formie elektronicznej umów cywilno-prawnych.
• składanie wniosków do KRS,
• relacje z urzędem skarbowym,
• relacje z ZUS (w ramach programu Płatnik),
• rejestracja baz danych w GIODO (Generalny Inspektorat Danych Osobowych),
• składanie formularzy do KIO (Krajowa Izba Odwoławcza),
• składanie pism procesowych w systemie e-Sądy,
• składanie wniosków do UFG (Ubezpieczeniowy System Gwarancyjny),
• udział w przetargach i aukcjach elektronicznych.

Podpis elektroniczny przyjmuje postać …

Najczęściej przyjmuje on formę zestawu, w skład którego wchodzi karta kryptograficzna, czytnik kart (ewentualnie token USB) wraz ze specjalnym oprogramowaniem oraz certyfikat kwalifikowany. Dostęp do karty chroniony jest kodem PIN, znanym tylko właścicielowi karty. Ceny takiego zestawu zaczynają się od 200 zł (zwykle należy zapłacić około 300 zł) co można zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Istnieje możliwość kształtowania zestawów w wielu konfiguracjach, w zależności od potrzeb.

Jak uzyskać e-podpis?

Pierwszym krokiem jest zapoznanie się i wybór oferty jednej z pięciu firm (tzw. kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne w zakresie podpisu elektronicznego) wpisanych do rejestru Ministerstwa Gospodarki, oferujących zestawy (także pojedyncze elementy) składające się na wirtualny podpis.

E-podpis możemy nabyć w:

• Centrum Obsługi Podpisu Elektronicznego Krajowej Izby Rozliczeniowej (Szafir),
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych,
• Powszechne Centrum Certyfikacji (Certum),
• Enigma S.O.I.
• Eurocent Sp. z.o.o.

Pamiętajmy, iż istnieje możliwość dokonania zakupu online, lecz mimo to wymagana jest wizyta stacjonarna w punkcie rejestracji danego centrum certyfikacji w celu okazania dokumentu tożsamości ze zdjęciem lub przesłanie korespondencją ręcznie wypełnionych dokumentów. Z kolei odnowienie certyfikatu odbywa się w pełni wirtualnie.

Uwaga:  kwalifikowany certyfikat to sine qua non e-podpisu

Karta, czytnik i oprogramowanie to zbyt mało, aby można było mówić o e-podpisie. Niezbędny jest kwalifikowany certyfikat. Czym on jest? To swego rodzaju elektroniczne zaświadczenie, które przypisuje dane wykorzystywane do weryfikacji e-podpisu u danego użytkownika. Potwierdza ono tożsamość danej osoby/firmy, autentyczność dokumentu etc. Natomiast ustawa z 2001 r. definiuje go jako certyfikat spełniający warunki określone w ustawie, wydany przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Kwalifikowany certyfikat powinien zawierać:

• numer certyfikatu,
• wskazanie, że certyfikat został wydany jako certyfikat kwalifikowany do stosowania zgodnie z określoną polityką certyfikacji,
• określenie podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne wydającego certyfikat i państwa, w którym ma on siedzibę oraz numer pozycji w rejestrze kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne,
• imię i nazwisko lub pseudonim osoby składającej podpis elektroniczny; użycie pseudonimu musi być wyraźnie zaznaczone,
• dane służące do weryfikacji podpisu elektronicznego,
• oznaczenie początku i końca okresu ważności certyfikatu,
• poświadczenie elektroniczne podmiotu świadczącego usługi certyfikacyjne, wydającego dany certyfikat,
• ograniczenia zakresu ważności certyfikatu, jeżeli przewiduje to określona polityka certyfikacji,
• ograniczenie najwyższej wartości granicznej transakcji, w której certyfikat może być wykorzystywany, jeżeli przewiduje to polityka certyfikacji

Pamiętajmy natomiast, że certyfikat nie jest ważny bezterminowo, istnieje konieczność jego odnawiania! Zwykle przedłużenie ważności certyfikatu o rok kształtuje się w granicach około 100 zł.

Przedsiębiorco, pamiętaj o e-podpisie od 1 stycznia 2015 r!

Ministerstwo Finansów planuje wprowadzenie zmian w sposobie rozliczania deklaracji podatkowych. W myśl projektu Ustawy o podatku  dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw od 2015 r. podatnicy będą zobligowani do przesyłania poprzez środki komunikacji elektronicznej m.in. deklaracji o dochodach i pobranych zaliczkach – PIT-11, rocznej deklaracji o pobranych zaliczkach – PIT-4R, ryczałtowym podatku – PIT-8AR, jak również wysokości osiągniętego podatku przez pracownika PIT-40, a w kwestii podatku CIT – zeznań o wysokości osiągniętego dochodu lub poniesionej straty CIT-8, CIT-8A, CIT-8B oraz załączników CIT-8/0, CIT-ST I CIT-D, a także informacji IFT-2. Uwaga – złożenie deklaracji w niewłaściwej formie (np. papierowej) traktowane będzie przez fiskusa jako jej niezłożenie!

Zgodnie z wizją resortu finansów reforma nie obejmie najmniejszych płatników zatrudniających maksymalnie 5 osób, a jednocześnie nie korzystających z usług biur rachunkowych. Będą mogli oni nadal przesyłać dokumenty w formie papierowej.

Jednym z istotnych postanowień ustawy jest konieczność posiadania e-podpisu. Wskazane jest, aby w e-podpis wyposażone były co najmniej 2 osoby, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach. W przypadku nieobecności jednej z nich, tok pracy związanej np. z rozliczaniem z US nie zostałby zachwiany.

 Zamiast podsumowania:

• za pomocą e-podpisu dokumenty są dostarczane w stanie nienaruszonym, a każda zmiana w ich treści jest odnotowana,
• e-podpis ma tę samą wagę prawną jak podpis odręczny,
• nie istnieją wątpliwości co do wiarygodności takiego podpisu (w porównaniu do „odrębnych” podpisów elektronicznych – niekwalifikowanych i in.),
• e-podpis jest uznawany na terenie całej UE,
• korzystanie z podpisu kwalifikowanego jest chronione prawem – korzystanie z niego przez osobę nieuprawnioną podlega grzywnie lub pozbawieniu wolności do lat 3,
• certyfikaty są wydawane przez specjalistyczne instytucje, a sama procedura uzyskania certyfikatu jest poprzedzona wieloma złożonymi krokami sprawdzającymi tożsamość danej osoby i instytucji / przedsiębiorstwa, które ubiega się o certyfikat.