Eine neue Realität für Meetings und Gruppen
Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie hat Meetings & Groups radikal verändert
Die HRS Meetings as a Service-Plattform
Gehen Sie Ihr Meeting-Programm ganzheitlich an – mit einer datengesteuerten End-to-End-Lösung für den gesamten Prozess vom Procurement über die Buchung bis hin zur Bezahlung und Kostenverwaltung.
Continuous Procurement
Das Procurement von Hotels und Veranstaltungsorten wird durch vielfältige Probleme beeinträchtigt: ineffiziente Offline-Prozesse, fehlende Daten, schlechte Transparenz und übermäßige manuelle Arbeit. Darüber hinaus hat die Pandemie die Anforderungen verändert und die Prioritäten in Richtung Sorgfaltspflicht, flexibler Geschäftsbedingungen und wettbewerbsfähiger Raten verschoben.
Lösung
Mit über 150 Mio. eingekauften Übernachtungen ist HRS der weltweit führende Anbieter im Bereich Procurement. Durch Bündelung und temporäres Procurement maximiert HRS die Verhandlungsmacht und erzielt bis zu 10 % harte Einsparungen.
- Über 350.000 Hotels und Veranstaltungsorte weltweit
- Kostenkonsolidierung für Gruppen und Einzelreisen
- Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Smart Booking
Da nur 48% der Organisatoren ihre Veranstaltungen über verwaltete Kanäle buchen, haben Unternehmen keine volle Transparenz über ihr Meeting-Programm, können somit die Kosten nicht kontrollieren und die Sorgfaltspflicht nicht sicherstellen.
Lösung
Ein vollständig digitalisierter Prozess, der die Planung und das Contracting ganzer Veranstaltungen ermöglicht. Die Anzeige von Informationen zu Sicherheitsstandards, vertraglich vereinbarten Raten, eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen und strukturierten RFP/Angeboten bietet ein optimales Buchungserlebnis, um die Akzeptanz und Einsparungen in Ihrem Meeting-Programm zu steigern, mit bis zu 70 % Zeitersparnis für Planer.
- 100 % Preisgarantie: Hotels und Veranstaltungsorte mit verhandelten Raten können nicht über ihre verhandelte Rate hinaus bieten
- Tool zur Ratenladung: Vollständige Unterstützung für Ratenladung einschließlich Sperrdaten
- Online- und Offline-Support während des gesamten Buchungsprozesses
Invisible Pay
Complex payment processes, VAT recovery problems (TOMs regulation), fraud and invoice reconciliation issues all result in high time expenditure per payment.
Solution
Invisible Pay optimiert Zahlungen für Meetings & Groups, von der Buchung über die Rechnungs- bis hin zur Berichterstellung. Daten werden ständig in die MaaS-Plattform eingespeist, um Ihr Programm kontinuierlich zu verbessern. Der interne Arbeitsaufwand wird um bis zu 90 % je Rechnung verringert.
- Umsatzsteuerrückerstattung
- BaFin-Zulassung, TOMS-konform
- Level-3-Daten-Insights
Warum Sie mit uns zusammenarbeiten sollten
Vorteile für Unternehmen
Kleine Meetings & Groups machen einen beträchtlichen Prozentsatz Ihrer Reise- und Bewirtungskosten aus, im Durchschnitt 30 %. Aber die meisten Unternehmen berichten von einem Mangel an Transparenz, Kontrolle und Effizienz.
Vorteile der HRS Meeting-Lösungen:
- 100 % Datentransparenz
- Umsatzsteuerrückerstattung
- Verbesserte Sorgfaltspflicht
- Höhere Einsparungen
- Produktivitätssteigerungen
- Optimierter Cashflow
- Geringeres Betrugsrisiko
- 59 % Effizienzsteigerung durch optimierte Prozesse
- Strategisches Account Management und branchenführende Procurement- und SMMP-Funktionen
Vorteile für Meeting- und Veranstaltungsplaner
Mit dem HRS Meeting Tool und Events Online haben Planer die Zeit, sich auf das Event und den Erfolg der Veranstaltung zu konzentrieren.
Vorteile der HRS Meeting-Lösungen:
- Vereinfachter Prozess bei Suche, Buchung und Rechnungsabstimmung
- Bis zu 70 % Zeitersparnis
- Verbesserte Auswahl und Verfügbarkeit von Veranstaltungsorten
- Schnelle und einfache Angebotsbewertung
- Interaktives Verhandlungs- und Vertragsmodell
- Persönliche Beratung durch unsere weltweiten Experten
- Mehr Zeit, um das Event-Erlebnis zu verbessern
Passen Sie Ihr Meeting-Programm an
Erfassen Sie Daten und Benchmarking, passen Sie Ihr Meeting-Programm mit verbesserten Prozessen und Paketen an, die ein angemessenes Gleichgewicht zwischen finanziellen Aspekten und kritischen Sicherheits- und Hygienefragen bieten. Einige unserer Kunden haben Folgendes erreicht:
15-30%
Kostenersparnis
+ 20%
Rabatt auf traditionelle Agenturgebühren
59%
Effizienzsteigerung
100%
Datentransparenz
Revolutionäre Meeting-Planung
HRS bietet zwei einzigartige Tools für Planer, abhängig von den Anforderungen der Veranstaltungen: Das HRS Meeting Tool für einfache Meetings, Gruppenbuchungen von mehr als 10 Zimmern und längere Aufenthalte von mehr als 14 Übernachtungen und HRS Events Online für große Veranstaltungen und Projekte.
HRS Meetings Tool
Das HRS Meetings Tool gibt dem Meeting-Planer die Möglichkeit, alles auszuwählen, was für ein Meeting oder eine Konferenz benötigt wird, vom Hotelzimmer über die Ausstattung sowie Speisen und Getränke, bis hin zu hybriden Meetings, so dass vier standardisierte eRFPS gesendet werden können. Bei einer garantierten Hotelreaktionsrate von über 80 % erhält der Planer bis 18 Uhr des Folgetages durchschnittlich drei verbindliche Vergleichsangebote.
- Intuitive Bedienbarkeit und breite Akzeptanz in den Hotels
- Kostenloser Support in über 14 Sprachen während des gesamten Prozesses
- Ratenladung, Integration von Allgemeinen Geschäftsbedingungen und flexibler Genehmigungsprozess
HRS Events Online
Ein hochgradig anpassbares Online-Portal, das sich um die Verwaltung von Zimmerkontingenten für Veranstaltungen, Konferenzen und Geschäftsprojekte kümmert. Ermöglicht die vollständige Integration in den Registrierungsablauf der Teilnehmerverwaltung, verfügt über Einstellungen für Zuteilungen und freien Verkauf und kann in eine Event-Website für die DIY-Nutzung integriert werden, so dass die Teilnehmer via iFrame-Integration ihre eigenen Buchungen vornehmen können.
- Zimmerkontingentverwaltung für große Veranstaltungen oder laufende Projekte mit anpassbarer Benutzeroberfläche
- Auswahl von Hotels per Zuteilung und/oder freiem Verkauf
- iFrame-Integration für die Teilnehmerverwaltung