Dokument ze zdjęciem nie jest dobrym zastawem

1109

Wypożyczalnie sprzętu sportowego nie powinny zabierać wypożyczającym legitymacji szkolnych lub studenckich, praw jazdy, paszportów lub patentów żeglarskich, nie mówiąc już o dowodach osobistych. 

Chociaż jest to skuteczny sposób na pozyskanie danych osobowych i zabezpieczenie się przed nieoddaniem wypożyczonego sprzętu, to jest niezgodne z prawem.

Dość częsta praktyka pozostawiania dokumentów jako zastawu za wypożyczony sprzęt nie znajduje żadnego uzasadnienia w przepisach prawa. A można się nią spotkać w przypadku korzystania ze sprzętu sportowego lub audio przewodników. Wypożyczający ma wtedy komplet danych osobowych klienta. Mogą one być niezbędne, gdy dojdzie do uszkodzenia sprzętu lub braku zapłaty i usprawiedliwione będzie dochodzenie roszczeń przed sądem.

Jednak, aby dochodzić swoich praw przedsiębiorcy wystarczy imię, nazwisko klienta, jego adres zamieszkania i ewentualnie numer PESEL. Inne dane, takie jak numer dokumentu, wizerunek, wzór podpisu, nazwa organu wydającego, termin ważności, zakres uprawnień (np. na prawie jazdy), jakie mogą wynikać z takiego dokumentu, nie są niezbędne do realizacji celu, w jakim dane osobowe są przetwarzane. A to skutkuje nielegalnością takiego procesu. Dlatego, o ile przedsiębiorca wypożyczający sprzęt ma prawo przetwarzać dane klienta, to nie może gromadzić ich w dowolnym zakresie. Wprost wynika to z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych.

Przesłanki przetwarzania

Nie powinno budzić wątpliwości, że sam proces przetwarzania danych osobowych klientów jest jak najbardziej legalny. I co więcej, przedsiębiorca nie musi się starać o zgodę na przetwarzanie danych w postaci specjalnie podpisanej przez klienta formuły takiej zgody. Jeżeli bowiem klient wypożycza sprzęt, to mamy do czynienia z umową cywilnoprawną (zbliżoną do najmu), która łączy go z wypożyczającym. A tym samym, w myśl art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych, spełniona jest przesłanka, która legalizuje proces przetwarzania danych osobowych. Przypomnijmy, że zgodnie z tym przepisem przetwarzanie danych jest możliwe, gdy jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na jej żądanie. Druga przesłanka, którą wskazuje ten przepis, mówi o prawnie usprawiedliwionym celu realizowanym przez administratorów danych (tutaj: firma wypożyczająca sprzęt) albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą. Takim prawnie usprawiedliwionym celem jest w szczególności dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (art. 23 ust. 4 pkt 2). Tym samym, proces przetwarzania danych jest uzasadniony. Pozostaje jednak druga kwestia, czyli zakres pozyskiwanych danych.

Liczy się adekwatność

Warto więc przypomnieć, że zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy, administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Jak już zostało zauważone, celem zbierania danych jest w opisywanym przypadku zrealizowanie umowy, polegającej na wypożyczeniu sprzętu i zabezpieczenie ewentualnych roszczeń, które mogłyby wyniknąć z jej niewłaściwego wykonania. W związku z tym dane gromadzone przez przedsiębiorcę powinny być adekwatne do tego celu, co oznacza, że nie powinny wykraczać swoim zakresem ponad to, co jest niezbędne do jego osiągnięcia. Mówiąc inaczej, do wytoczenia sprawy w sądzie, ponieważ o to tutaj tak naprawdę chodzi, niepotrzebny jest wizerunek klienta (zdjęcie), numer lub seria dokumentu, kategoria posiadanych uprawnień (prawo jazdy), nazwa instytucji, w której dana osoba uczy się lub studiuje (legitymacja szkolna lub studencka), imiona rodziców lub kolor oczu (dowód osobisty).

Prawidłowe rozwiązanie

Jeżeli przedsiębiorca będzie chciał postępować zgodnie z prawem, może spisywać niezbędne dane osobowe z takich dokumentów, wprowadzić system skanowania, ale taki, który w systemie będzie pozostawiał tylko uzasadniony zakres danych (imię, nazwisko, adres zamieszkania, nr PESEL), ewentualnie pobierać kaucję. Ten ostatni sposób w ogóle eliminuje problem przetwarzania danych osobowych, chociaż nie zawsze może być zastosowany (w szczególności przy wypożyczaniu bardzo kosztownego sprzętu).

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz komentarz
Wpisz imię