Jak przygotować się do pierwszej podróży służbowej?

2526

W podróży służbowej pracownik musi jak najlepiej reprezentować firmę, co samo w sobie może generować stres podsycany zupełnie nowymi okolicznościami zawodowymi i spotykanymi osobami. By zachować pełen profesjonalizm i zimną krew w takiej sytuacji, najlepiej wszystko dokładnie zaplanować. Radzimy, jak to zrobić, by podróż przebiegła pomyślnie od początku do końca.

walizka na podróż służbową

Dobra organizacja

Organizacja jest ważna w każdej podróży, ale w służbowej jest kluczowa, ponieważ obejmuje dodatkowe kwestie. Przed wyjazdem warto sporządzić dwie listy – z rzeczami prywatnymi oraz służbowymi. Na drugiej powinny znaleźć się dokumenty i materiały, które należy zabrać, niezbędne sprzęty elektroniczne (np. laptop z zapisaną prezentacją czy dodatkowymi danymi), telefon służbowy z ładowarką, powerbank oraz zestaw wizytówek. Lista powinna też przypominać o wzięciu wszystkich biletów i dokumentów rezerwacyjnych. W osobnym dokumencie, na telefonie lub wydrukowanym pliku, dobrze jest umieścić całkowity plan podróży, zawierający godziny odlotu/wyjazdu i dotarcia razem z adresami i numerami kontaktowymi. Zwłaszcza za pierwszym razem stres może utrudniać zapamiętanie wszystkich danych, dlatego warto być dobrze przygotowanym.

  • Przed pakowaniem zrób listę niezbędnych rzeczy
  • Pamiętaj o dokumentach podróżnych i służbowych
  • Przygotuj adresy dane kontaktowe

Wygoda i styl

Podróże służbowe rzadko trwają dłużej niż kilka dni, dlatego bagaż, który bierzemy ze sobą, nie musi być duży. Jego poręczność jest ważna zwłaszcza, gdy u celu będziemy zmuszeni zmieniać noclegi lub wybierzemy samolot jako środek transportu. Lekka, poręczna torba lub walizka ułatwi przemieszczanie się po lotnisku między kolejnymi bramkami i uwolni od konieczności czekania na bagaż nadawany, który może się zgubić. Przy podróży samochodem mamy oczywiście znacznie większą swobodę.

Na wyjazd służbowy trzeba zabrać co najmniej dwa formalne stroje, najlepiej w podobnym stylu, żeby w razie potrzeby móc np. zamienić ze sobą marynarki i koszule. W przypadku kobiet koniecznością jest nawet kilka par rajstop lub pończoch na zmianę, włącznie z awaryjną, dyskretnie umieszczoną w torebce.

Ubrania spakowane do walizki z pewnością się pogniotą, dlatego przed wyjazdem trzeba się zorientować, czy w hotelu dostępne jest żelazko lub usługa prasowania. Jeśli nie, najlepiej zaopatrzyć się we własne, niewielkie żelazko podróżne.

Kolejnym koniecznym elementem są wygodne buty i ubiór na podróż, zwłaszcza gdy trasa jest dłuższa. Jeśli wiemy, że na każdym jej etapie musimy prezentować się elegancko, najlepiej wybrać sprawdzone obuwie i ewentualnie zmienić je na inne już po opuszczeniu samochodu, pociągu lub samolotu.

  • Spakuj się minimalistycznie i do wygodnego, lekkiego bagażu
  • Przygotuj przynajmniej dwie wersje stroju biznesowego
  • Zadbaj o schludny wygląd ubrań po podróży

Zawodowa checklista

Podróż służbowa, zgodnie z nazwą, ściśle wiąże się z pracą i służy wykonaniu konkretnego zadania lub osiągnięcia celu. Z tego względu należy być świetnie przygotowanym na wszystkie formalne aspekty wyjazdu, które nas czekają. Przed podróżą powinno się przygotować osobną listę zawierającą informacje o miejscach oraz porach zaplanowanych spotkań, najlepiej ze wskazówkami dotyczącymi osób, z którymi mamy się kontaktować oraz celami, które sobie stawiamy. W bagażu musimy umieścić także osobną teczkę z dokumentami lub materiałami, które chcemy przedstawić na spotkaniu. Niezależnie od tego, w jaki sposób je przewozimy, warto mieć dodatkową kopię, w druku lub na pamięci przenośnej bądź innym urządzeniu, by być przygotowanym na każdą ewentualność. Laptop zazwyczaj jest niezbędny, ale robienie na nim notatek w czasie spotkania może zostać źle odebrane, więc warto zaopatrzyć się w zwykły notatnik i zapasowe długopisy. Kolejnym przydatnym gadżetem jest wizytownik, który nie pozwoli zapomnieć o zachowaniu nowych kontaktów i przekazaniu własnych.

  • Przygotuj listę spotkań
  • Zrób zapasowe kopie dokumentów i prezentacji
  • Pamiętaj o notatnikach i wizytowniku

Przezorny zawsze ubezpieczony

Powyższe wyliczenie ma wiele punktów, ale już po pierwszej podróży służbowej większość z nich stanie się oczywista. Planując wyjazd tego typu, nie można zapominać o jego formalnym charakterze, który automatycznie narzuca pewien styl bycia i myślenia, skoncentrowany na celu i wykonaniu postawionego nam zadania. Pracownik będący w takiej sytuacji nie może zapominać, że jest żywą wizytówką firmy i jego postawa może zadecydować o powodzeniu biznesowych rozmów.

1 KOMENTARZ

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz komentarz
Wpisz imię