Podstawowe informacje jak założyć i prowadzić spółkę z o.o.

1776

Czy rzeczywiście najbezpieczniejszą formą prowadzenia działalności gospodarczej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością?

Czy wspólnicy takiej spółki nie odpowiadają za jej długi? Wreszcie na ile prawdziwe są opinie, iż założenie takiej spółki jest niezwykle proste? Spółka z o.o. obrosła wieloma mitami. Wiara w część z nich może się dla nas źle skończyć.

Warto pamiętać, że zabierać się za zakładanie spółki z o.o. powinniśmy się wtedy gdy albo przewidujemy iż skala naszego biznesu osiągnie poziom, który przekracza możliwości osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Po drugie pamiętajmy, że nadal musimy mieć minimum 5 000 zł na kapitał zakładowy (w planach jest zniesienie tego warunku) oraz szereg choć niewysokich opłat rejestracyjnych. Po trzecie – jakkolwiek trąca to truizmem – to nie zawsze najlepszym pomysłem jest czynienie za wspólnika naszego znajomego. Mnóstwo takich historii niestety kończy się bolesnym rozejściem biznesowych dróg. Zatem należy się naprawdę poważnie zastanowić czy mamy u swego boku na tyle zaufanego i sprawdzonego partnera biznesowego dla którego warto zrezygnować z prowadzenia biznesu na własną rękę, w pojedynkę.

Gdy odpowiemy sobie na te ważne pytania. Kolejny istotny etap to wcale nie składanie wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego czyli rejestracja spółki. Fundamentalne dla dalszego funkcjonowania spółki, przede wszystkich w sytuacjach kryzysowych jest stworzenie odpowiedniej umowy spółki. Musimy pamiętać, że musi mieć ona formę aktu notarialnego.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Spółka ta nie może być jednak zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

To właśnie umowa spółki stanowi czy wspólnik może mieć tylko jeden, czy więcej udziałów. Jeżeli zgodnie z tą że umową wspólnik może mieć więcej niż jeden udział, wówczas wszystkie udziały w kapitale zakładowym powinny być równe i są niepodzielne.

Jak już wcześniej wspomniano kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 5.000 złotych. Dodatkowym obostrzeniem jest, że wartość nominalna udziału nie może być niższa niż 50 złotych.

Wracając do samej umowy spółki bowiem jest ona podstawą jej funkcjonowania, to należy pamiętać, że powinna ona określać:

1)   firmę i siedzibę spółki;

2)   przedmiot działalności spółki;

3)   wysokość kapitału zakładowego;

4)   czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

5)   liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników;

6)   czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Od niedawna umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być również zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki udostępnianego przez ustawodawcę w systemie teleinformatycznym (wzorzec umowy). Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy wymaga wypełnienia formularza umowy zawartego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy podpisem elektronicznym. Umowa jest zawarta dopiero po wprowadzeniu do systemu teleinformatycznego wszystkich danych koniecznych do jej zawarcia i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym. Natomiast zmiana umowy spółki zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy jest możliwa po zarejestrowaniu spółki.

Przy rejestracji elektronicznej należy założyć konto w specjalnym systemie, udostępnionym przez Ministerstwo Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl/). Zobligowany jest do tego każdy ze wspólników, nie tylko osoba wypełniająca wniosek. Po zalogowaniu do systemu można przystąpić do wypełniania wniosku o rejestrację. W formularzu należy podać wymagane dane m.in. adresowe, dotyczące umowy spółki, listy wspólników czy wnoszonych udziałów. Ostatnim etapem jest podpisanie wniosku przez składającego oraz wspólników i uiszczenie opłaty w systemie eCard. Wniosek zostanie przesłany do właściwego sądu. Jeśli sąd nie wezwie wspólników do usunięcia braków, to spółka zostanie zarejestrowana w ciągu doby od daty wpływu wniosku. Od tego czasu wspólnicy mogą wnosić wkłady, a w terminie 7 dni należy dostarczyć do sądu wzory podpisów.

Przy zakładaniu spółki przez internet, analogicznie do tradycyjnej formy zakładania spółki, minimalny wkład wynosi 5.000 zł. Dopuszczalna jest tylko gotówka. Wnoszenie wkładów niepieniężnych w postaci aportów np. samochodów, nieruchomości albo papierów wartościowych możliwe jest dopiero później, przy podwyższaniu kapitału zakładowego. Ponadto w przypadku elektronicznej rejestracji nie obowiązuje zasada jednego okienka, a zatem konieczne jest samodzielne dokonanie zgłoszeń w urzędzie skarbowym, zakładzie ubezpieczeń społecznych i urzędzie statystycznym.

Wracając do samej treści umowy spółki to jeżeli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki, należy to pod rygorem bezskuteczności wobec spółki dokładnie określić w umowie spółki!

Firma spółki może być obrana dowolnie. Powinna jednak zawierać dodatkowe oznaczenie “spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu “spółka z o.o.” lub “sp. z o.o.”.

Zatem do powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga się:

1)   zawarcia umowy spółki;

2)   wniesienia przez wspólników wkładów;

3)   powołania zarządu;

4)   ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki;

5)   wpisu do rejestru.

Zarząd zgłasza zawiązanie spółki do sądu rejestrowego właściwego ze względu na siedzibę spółki w celu wpisania spółki do rejestru. Wniosek o wpis spółki do rejestru podpisują wszyscy członkowie zarządu. W przypadku stwierdzenia w zgłoszeniu braków, sąd rejestrowy wyznaczy spółce termin do ich usunięcia, jednak pod rygorem odmowy wpisu do rejestru.

Dlatego tak ważne jest aby zgłoszenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością do sądu rejestrowego zawierało:

1)   firmę, siedzibę i adres spółki;

2)   przedmiot działalności spółki;

3)   wysokość kapitału zakładowego;

4)   określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;

5)   nazwiska, imiona i adresy członków zarządu oraz sposób reprezentowania spółki;

6)   nazwiska i imiona członków rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli ustawa lub umowa spółki wymaga ustanowienia rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej;

7)   jeżeli wspólnicy wnoszą do spółki wkłady niepieniężne – zaznaczenie tej okoliczności;

8)   czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.

Ponadto do zgłoszenia spółki należy dołączyć:

1)   umowę spółki;

2)   oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione;

3)   jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego.

Jednocześnie ze zgłoszeniem należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich. Do zgłoszenia spółki dołączyć należy poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

Reguł powyższych nie stosuje się do zgłoszenia spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy. Do zgłoszenia tej spółki należy dołączyć, sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym:

1)   umowę spółki opatrzoną podpisem elektronicznym;

2)   listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzoną przez wszystkich członków zarządu podpisem elektronicznym;

3)   oświadczenie wszystkich członków zarządu opatrzone podpisem elektronicznym, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli wkłady zostały wniesione najpóźniej w chwili zgłoszenia spółki.

Zarząd spółki zgłoszonej przez Internet, w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru, składa do sądu rejestrowego:

1)   oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli oświadczenie takie nie zostało dołączone do zgłoszenia spółki;

2)   złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

Funkcjonowanie spółki z o.o to materia rozległa. Co do samego jej funkcjonowania to warto wspomnieć jeszcze o kilku kwestiach.

Prawo kontroli służy każdemu wspólnikowi. W tym celu wspólnik lub wspólnik z upoważnioną przez siebie osobą może w każdym czasie przeglądać księgi i dokumenty spółki, sporządzać bilans dla swego użytku lub żądać wyjaśnień od zarządu. Niestety przepisy nie regulują tych kwestii szczegółowo co w praktyce rodzi utrudnienia dla egzekwowania tego prawa.

Ponadto trzeba pamiętać, że zarząd może odmówić wspólnikowi wyjaśnień oraz udostępnienia do wglądu ksiąg i dokumentów spółki, jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że wspólnik wykorzysta je w celach sprzecznych z interesem spółki i przez to wyrządzi spółce znaczną szkodę. Jest to warunek dość niejasny, powodujący wiele nadużyć. W takim przypadku, wspólnik może żądać rozstrzygnięcia sprawy uchwałą wspólników. Uchwała powinna być powzięta w terminie miesiąca od dnia zgłoszenia żądania. Wspólnik, któremu odmówiono wyjaśnień lub wglądu do dokumentów bądź ksiąg spółki, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie zarządu do udzielenia wyjaśnień lub udostępnienia do wglądu dokumentów bądź ksiąg spółki.

Ponadto ustawa także dość nieprecyzyjnie określa sytuację wyłączenie wspólnika ze spółki przez sąd na żądanie pozostałych wspólników. Choć ustawa mówi, że z ważnych przyczyn dotyczących danego wspólnika sąd może orzec jego wyłączenie ze spółki na żądanie wszystkich pozostałych wspólników, jeżeli udziały wspólników żądających wyłączenia stanowią więcej niż połowę kapitału zakładowego. To konia z rzędem temu kto potrafi jasno zdefiniować te „ważne powody”. Niestety często instrument ten wykorzystywany jest do pozbycia się niewygodnego wspólnika, szczególnie gdy spółka zaczyna przynosić zyski.

I na koniec kwestia która obrosła mitem zakłamującym prawdę. Nie jest tak, iż w żadnych okolicznościach nie ponosi się odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, to członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania.

Oczywiście członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, ale jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie układowe, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcie postępowania układowego nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewszczęcia postępowania układowego wierzyciel nie poniósł szkody. Zatem istnieje instrument do pociągnięcia nas do odpowiedzialności za długi spółki. Nie jest bowiem tak, iż spółka z o.o. to formuła prawna, która daje nam zupełną bezkarność.

Pamiętajmy też, że jakakolwiek zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru. A rozwiązanie spółki powodują:

1)   przyczyny przewidziane w umowie spółki;

2)   uchwała wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę, stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza;

3)   ogłoszenie upadłości spółki.

Poza w/w przypadkami sąd może wyrokiem orzec rozwiązanie spółki.

Poprzedni artykułe-podpis kluczem do e-urzędów
Następny artykułLeasing czy kredyt – który lepszy dla firm z sektora MSP
adwokat, dziennikarz i działacz społeczny; w codziennej praktyce zajmuje się m.in. prawnym wsparciem małych i średnich przedsiębiorców. Członek Międzynarodowego Stowarzyszenia Ochrony Własności Intelektualnej i Stowarzyszenia Ochrony Własności Przemysłowej oraz fundator i członek zarządu Fundacji Działań Obywatelskich gdzie koordynuje program powszechnej edukacji prawnej. Na antenie Programu 1 Polskiego Radia prowadzi cotygodniową audycję prawniczą.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz komentarz
Wpisz imię