Rozliczanie kosztów podróży służbowej

957

Rozliczanie kosztów podróży służbowej można zacząć od wyszczególnienia zapłaty za przejazd autostradą i parkowania w płatnej strefie,  które według rozporządzenia też mieszczą się w kosztach podróży.

Przejazd płatnym odcinkiem autostrady, pozostawienie pojazdu na parkingu lub w strefie płatnego parkowania, wiąże się z określonymi wydatkami. Jeżeli pracownik poniósł je w trakcie podróży służbowej, odbywanej bądź to w kraju, bądź też za granicą, należy mu się ich zwrot.

Sprawy związane z podróżami służbowymi w ramowy sposób reguluje art. 775 Kodeksu pracy. Przede wszystkim stanowi on o tym, że pracownikowi, który jest wysyłany do innej miejscowości lub innego państwa, ponieważ np. ma wziąć udział w konferencji, szkoleniu, reprezentować firmę w trakcie krajowych lub międzynarodowych wystaw, targów, prezentacji, czy wreszcie negocjować dla niej kontrakt, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z taką podróżą.

Rozliczanie kosztów podróży służbowej przez pracowników państwowych

W przypadku pracowników sfery budżetowej i samorządowej (publiczne instytucje, agencje, urzędy, ministerstwa) szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dziennik Ustaw z 2013r., poz. 167). W przypadku firm prywatnych stosowne ustalenia, z których wynikałoby jaka jest wysokość przysługujących pracownikom diet i jakie są zasady rozliczania kosztów podróży, powinny być zawarte w przepisach wewnętrznych (regulaminy, układy zbiorowe) lub w umowach o pracę. Jeżeli natomiast pracodawca takich ustaleń nie dokonał, to wówczas w pełni stosuje się regulacje zawarte we wskazanym rozporządzeniu.

A to stanowi (§ 2), że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety (o warunkach ich przyznania oraz o ich wysokości pisaliśmy w odrębnym artykule) oraz zwrot kosztów:

– przejazdów,

– dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

– noclegów,

– innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Koszty podróży służbowej

W szczególności podróż może odbywać się pojazdem służbowym, a także, za zgodą pracodawcy, prywatnym pojazdem pracownika. Warto więc podkreślić, że oprócz dość oczywistego kosztu paliwa (zwracanego co do zasady w oparciu o „kilometrówkę”, czyli iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki ustalonej przez pracodawcę – z zastrzeżeniem istnienia szczególnych przepisów w tym zakresie), do innych wydatków podlegających rozliczeniu należą te związane z przejazdami po autostradach, płatnych odcinkach mostów lub tuneli, a także wynikające z pozostawiania pojazdu na płatnym parkingu lub w strefie płatnego parkowania.

Powyższe wynika z treści § 4 przywołanego rozporządzenia, zgodnie z którym pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Rozliczanie kosztów podróży służbowej a przepisy

Co mówią przepisy Kodeksu pracy (Dziennik Ustaw z 2016r., poz. 1666 z późn. zm.)


Art. 775. § 1. Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

§ 2. Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

§ 3. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

§ 4. Postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika, o którym mowa w § 2.

§ 5. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.


Rozliczanie kosztów podróży służbowej to temat, którym warto się zająć. Spora część poniesionych kosztów możne zostać zwrócona.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz komentarz
Wpisz imię