Wyposażenie biura – w co warto zainwestować?

253

Otwierając nowe biuro bądź też przygotowując się reorganizacji miejsca pracy, stajemy przed wyborem zakupu wyposażenia niezbędnego do pracy.

Na rynku mamy do wyboru szeroką gamę mebli oraz urządzeń biurowych, które pomogą utrzymać w biurze porządek i właściwą higienę pracy. Dobrze jednak porównać oferty oraz przeanalizować przydatność niektórych z nich, aby nie przepłacić przy zakupie, a także nie ponosić ogromnych wydatków za jednym razem, kiedy nie jest to konieczne.

Wyposażenie biura – Na co zwrócić uwagę?

Porządek w biurze wpływa nie tylko na efektywność pracy, ale też dobrą atmosferę oraz skupienie. Gdy nie trzeba stresować się oraz marnować czasu na poszukiwaniu zawieruszonych dokumentów czy innych przedmiotów, wykonywanie obowiązków jest łatwiejsze i dużo bardziej płynne. Również czystość, która zależy w dużej mierze od porządku oraz higieny pracy, może ją ułatwić bądź utrudnić. Jako pracodawcy mamy obowiązek konserwować i czyścić posiadane w biurze urządzenia, a także utrzymywać całą przestrzeń pracy w należytym porządku. Część obowiązków spada również na pracownika, który powinien zostać poinformowany o zasadach pracy a także wyszkolony z zasad BHP.

Jak wyposażyć biuro

Co jeszcze jest ważne gdy planujemy wyposażenie biura?

Krzesła i biurka, szczególnie w przypadku pracy ze stanowiskiem komputerowym, powinny być dostosowane do zasady ergonomii i odciążać kręgosłup pracownika przy wielogodzinnej pracy siedzącej. Niezbędne są też w biurze regały i szafy na teczki z dokumentami i segregatory, a w przypadku pracy z klientem, meble takie jak fotele, krzesła czy stoliki. Urządzenia konieczne do podstawowego funkcjonowania biura, oprócz podstawowego dziś już laptopa czy komputera stacjonarnego, to drukarka ze skanerem czy kserokopiarka, a także telefon firmowy (stacjonarny bądź komórkowy) czy niszczarka. To ostatnie, w przypadku pozbywania się dokumentów zawierających informacje poufne oraz dane osobowe, jest elementem obowiązkowym, jeśli nie korzystamy z usług zewnętrznej firmy zajmującej się ich utylizacją. Często wykorzystywane narzędzia powinny być usytuowane pod ręką, te mniej ważne czy drogocenne starajmy się chronić.

Wyposażenie biura to nie tylko meble

Akcesoria drobne, takie jak karteczki, przekładki do segregatorów, markery czy pudła i teczki, mogą w wyraźny sposób podnieść efektywność pracy. Ich obecność nie powinna jednak stwarzać chaosu, a każdy pracownik powinien dbać o dobrą organizację własnego miejsca pracy.

Pamiętajmy też,  że pozytywna i miła dla oka kolorystyka biura również może wpłynąć na atmosferę pracy i samopoczucie pracowników, a co za tym idzie na efektywność działań. Wykorzystywanie właściwości określonych kolorów do wpływania na nastrój osób przebywających w pomieszczeniu jest praktyką stosowaną od dawna. Badania wskazują na korzystny wpływ jasnych i ciepłych barw o niskim nasyceniu. Białe meble oraz spokojne kolory ścian i innych elementów dekoracyjnych pozytywnie wpłyną na koncentrację. Unikajmy barw ciemnych, które dają chłodny efekt i mogą źle nastrajać nas do pracy. Nie bójmy się jednak eksperymentować i stosować kilku kolorów, aby uniknąć jednostajności i monotonii w naszym środowisku pracy.

Czy filozofia i wyposażenie biura mają coś wspólnego?

Na koniec warto wspomnieć o japońskiej filozofii dotyczącej właściwej organizacji miejsca pracy, zwanej metodą 5S. Składa się na nią pięć podstawowych elementów, których zachowanie stanowi bazę zarządzania jakością pracy, wypracowane przez Japończyków w życiu codziennym. Porządek, czystość oraz dobra organizacja miejsca pracy wpływa bowiem na jakość oraz produktywność naszych działań, na czym zależy każdemu pracodawcy.

Wspomniane 5 elementów to:

1S. Seiri selekcja tego, co zbędne i niezbędne w miejscu pracy.

2S. Seitonsystematyka przedmiotów, z których te najniezbędniejsze znajdują się pod ręką.

3S. Seiso sprzątanie stanowiska pracy, zachowanie czystości umożliwiającej wykonywanie czynności.

4S. Seiketsustandaryzacja, czyli określenie i rozpowszechnienie zasad poprzednich 3S. (przy użyciu harmonogramów, list kontrolnych czy schematów i instrukcji).

5S. Shitsukesamodyscyplina polegająca na chęci aktywnego uczestnictwa pracownika.
w utrzymywaniu dotychczasowych 5S., a w razie potrzeby doskonaleniu istniejącej organizacji pracy.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz komentarz
Wpisz imię