Wysokość delegacji w podróży krajowej i zagranicznej

Wysokość delegacji często zależy od pracodawcy. Jeżeli pracodawca zapewni pracownikom wyjeżdżającym na szkolenia, targi lub konferencje całodzienne wyżywienie, nie musi już wypłacać im diet.

Zasada ta obowiązuje jednak tylko dla podróży służbowych odbywających się w kraju. Przy wyjazdach zagranicznych, nawet jeżeli zapewnione są trzy posiłki, podwładnemu należy się 25% diety.

Skąd ta różnica? Wynika z przeznaczenia diety, o którym mowa w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z nim (§ 7 ust. 1) dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Natomiast w czasie podróży zagranicznej (§ 13 ust. 1) jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. I właśnie te inne drobne wydatki decydują o wspomnianej różnicy.

Jeżeli dieta ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia, to jej wypłata i wysokość są uzależnione od czasu trwania podróży służbowej, ilości zaoferowanych pracownikowi posiłków oraz oczywiście miejsca docelowego.

Wysokość delegacji przy czasie trwania od 8 do 24 godzin

Zaczynając od wyjazdów krajowych, to zgodnie z przywołanym rozporządzeniem wysokość diety wynosi 30 zł za dobę podróży. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

– mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

– od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa stawki,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Kwotę diety pomniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

– śniadanie – 25% diety,

– obiad – 50% diety,

– kolacja – 25% diety.

Jeżeli więc pracownik uczestniczy w krajowej wystawie, reprezentuje firmę na targach lub bierze udział w sympozjum i jednocześnie korzysta z hotelu, w którym opłacone ma śniadanie i obiad, będzie mu przysługiwać 7,5 złotego diety (25% z 30 zł). Jeżeli w zakresie usługi hotelowej wliczone będzie wyłącznie śniadanie, dieta dla takiego pracownika powinna wynieść 22,5 zł (za dobę).

Wysokość delegacji: Zróżnicowane stawki za granicą

Nieco inne zasady obowiązują dla podróży zagranicznych. Przede wszystkim nie ma tu jednej dobowej stawki, lecz zależy ona od kraju docelowego, co oczywiście wynika z różnic w kosztach życia w poszczególnych państwach. Wysokość diet prezentuje załącznik do wspomnianego rozporządzenia. Przykładowo dobowa stawka dla Austrii wynosi 52 euro, Danii 406 koron duńskich, Szwecji 459 koron szwedzkich, Litwy 39 euro, a Niemiec 49 euro. Ponadto część diety zawsze przysługuje, niezależnie od tego, czy podróż przekracza dobę, czy też nie (inaczej niż przy wyjazdach krajowych). Jeżeli wyjazd trwa do 8 godzin  – przysługuje 1/3 jej wartości, od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety. Powyżej 12 godzin, nawet jeżeli podróż nie zabierze całej doby, przysługuje pełna stawka.

Podobnie, jak w przypadku podróży służbowych odbywanych w kraju, kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

– śniadanie – 15% diety,

– obiad – 30% diety,

– kolacja – 30% diety.

W ten sposób, nawet jeżeli pracodawca zapewni wyjeżdżającemu trzy posiłki, w szczególności będą one zapewnione przez hotel, w którym zostanie on zakwaterowany, pozostaje 25% diety na wspomniane inne drobne wydatki.

Omawiane rozporządzenie znajduje zastosowanie do pracodawców sfery budżetowej (samorządowej) oraz pracodawców prywatnych, o ile nie określili oni samodzielnie innych zasad odbywania podróży służbowych w przepisach wewnętrznych (regulaminach, układach zbiorowych, umowach o pracę). Ustalone samodzielnie stawki diet nie mogą być jednak niższe od tych wskazanych w rozporządzeniu, a obowiązujących dla podróży krajowych. Oznacza to, że wysokość delegacji zagranicznej nie może być niższa niż 30 zł.