Zarządzanie czasem, czy raczej: zarządzanie sobą w czasie to wyzwanie, które trzeba podejmować codziennie na nowo.
Jednak dobrze skomponowany harmonogram pracy nie zawsze wystarczy. Warto wiedzieć, jakie mechanizmy wpływają na co dzień na naszą efektywność, aby móc uwzględnić ich działanie przy planowaniu obowiązków.
Na skuteczne zarządzanie czasem w ciągu dnia wpływają mechanizmy znane od dawna psychologom, antropologom i specjalistom od zarządzania. Czym jest prawo Parkinsona, a czym prawo Yerkesa-Dodsona i w jaki sposób znajomość tych mechanizmów może poprawić nasze samopoczucie oraz efektywność w miejscu pracy?
Prawo Parkinsona, czyli robienie rzeczy na ostatnią chwilę
W najprostszej formie prawo Parkinsona brzmi: „praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dany na jej ukończenie”. A zatem: proste zadanie, na które mamy 4 godziny, zostanie wykonane w ciągu 15 minut przed ostatecznym deadlinem. W praktyce zarządzania czasem prawo Parkinsona zachęca do skracania czasu, jaki sobie dajemy na wykonanie zadania. Wówczas nie zajmie ono nam np. połowy dnia, dzięki czemu będziemy mieli jeszcze czas na inne zadania.
To nieco żartobliwe „prawo” opisał jako pierwszy brytyjski pisarz historyczny Cyril Northcote Parkinson w książce pt. „Parkinson’s Law” z 1957 roku. Pisarzowi zależało przede wszystkim na krytyce biurokracji i związanych z nią niedogodności, jednak prawo Parkinsona szybko zaczęło żyć własnym życiem.
Co ciekawe, wielu anonimowych autorów sformułowało własne wersje tezy Parkinsona. Jedna z nich – „dane przyrastają tak, aby wypełnić przestrzeń przeznaczoną na ich składowanie” – stanowi dobrą zachętę do uporządkowania miejsca pracy, komputera lub swojego kalendarza.
Prawo Yerkesa-Dodsona, czyli motywacja motywuje tylko do pewnego momentu
Na początku XX w. dwóch psychologów i antropologów – Robert M. Yerkes i John Dillingham Dodson – zaobserwowało ciekawą relację między pobudzeniem a efektywnością w pracy. Otóż istnieje optymalny poziom pobudzenia, który oddziałuje pozytywnie na efektywność wykonywanego zadania. Im bliżej optymalnego poziomu pobudzenia, tym bardziej zwiększa się koncentracja i motywacja. Jednak po przekroczeniu optymalnego poziomu pobudzenia bodźce fizjologiczne pogarszają naszą efektywność i zwiększają uczucia niepożądane, takie jak lęk oraz niepewność.
Mimo że prawo Yerkesa-Dodsona zostało skrytykowane jako nieprecyzyjne, można z niego skorzystać przy zarządzaniu sobą w czasie. Wystarczy pamiętać, że najlepszym sposobem na poprawę efektywności pracy w warunkach stresujących jest chwila odpoczynku, nie zaś picie dużych ilości kawy lub praca po godzinach. Natomiast w odniesieniu do mechanizmu motywacji prawo Yerkesa-Dodsona pokazuje, że jeśli z wykonaniem danego zadania wiążemy zbyt duże nadzieje (czyli jesteśmy bardzo zmotywowani i pobudzeni), to możemy osiągnąć efekt przeciwny do zamierzonego.
Efekt piły, czyli do przerwanego zadania wraca się dłużej
Na efektywne zarządzanie czasem wpływa również mechanizm nazywany „efektem piły”. Wynika on z prostego faktu, że po oderwaniu się od wykonywania danego zadania umysł potrzebuje dłuższej chwili, aby móc powrócić do pracy. Np. po powrocie z przerwy obiadowej lub po krótkiej rozmowie z kolegą z pracy musimy na nowo „zebrać myśli”. Łatwo sobie wyobrazić, że im częściej odrywamy się od danego zadania, tym więcej czasu zajmuje nam jego wykonanie i tym gorzej pracujemy. W efekcie wykres naszego czasu pracy przypomina… ostrze piły:
Efekt piły pokazuje, że sprawdzanie mediów społecznościowych co 5 minut czy przerywanie pracy po to, by porozmawiać z kolegą, odbija się znacząco na naszej koncentracji. Dzięki tej wiedzy możemy poprawić zarządzanie sobą w czasie. Jeśli np. w ciągu godziny będziemy sprawdzali Facebooka tylko raz i to w ściśle wyznaczonych ramach czasowych, możemy zapanować nad dekoncentracją i szybciej poradzić sobie z zadaniami. Również wyłączenie telefonu w momencie wymagającym największego skupienia pomaga w efektywnym wykonywaniu zadań.
Warto także zasygnalizować swoim współpracownikom moment, w którym nie należy nam przeszkadzać. Czasem do zmniejszenia efektu piły wystarczy przeniesienie się z komputerem do pokoju poza open spacem, a czasem trzeba będzie wywiesić kartkę na drzwiach do pokoju z informacją „nie przeszkadzać do 14:00”.
Więcej informacji o mechanizmach poprawiających efektywność pracy znajduje się w infografice HRS „Ty kontra czas. Poznaj 6 technik zarządzania sobą w czasie”.
