Jakie nawyki pomagają w zarządzaniu czasem?

585

Dlaczego zazwyczaj długie godziny spędzane w pracy nie idą w parze z efektywnością? Aż 1/3 przebadanych przez Human Power osób przyznaje, że nie wykorzystuje w pełni całego okresu przeznaczonego na realizację zadań.

Przyczyna takiego stanu wynika z nieskutecznego zarządzania sobą w czasie. Czy można to zmienić? Jak najbardziej! Wystarczy wdrożyć do swojego codziennego planu kilka nawyków.

Nawyk nie jest czymś, co można uzyskać od razu. Nauka wypracowania pewnych schematów to proces długofalowy, który polega początkowo na wdrożeniu zachowań i wielokrotnym ich powtarzaniu aż do utrwalenia. Jednak skrupulatne wprowadzanie ułatwiających pracę nawyków do swojego codziennego planu dnia sprawi, że po pewnym czasie staną się one czymś oczywistym. Jakie nawyki warto wypracować, aby efektywniej zarządzać sobą w czasie?

Nawyk określania celów – podstawa zarządzania sobą w czasie

Bez względu na wykonywaną pracę określenie celu powinno być priorytetem przy efektywnym zarządzaniu sobą w czasie. Cel:

  • stanowi doskonały motywator do działania,
  • pozwala opracować schemat pracy,
  • ułatwia rezygnację z czynności niepotrzebnych.

Zanim więc rozpoczniesz kolejny projekt, zastanów się, jaki ma być jego końcowy etap. Czy będzie to wypuszczenie kampanii reklamowej, zorganizowanie konferencji, czy publikacja w znanym magazynie – pamiętaj, żeby jasno określić swój cel. Pomoże Ci w tym koncepcja S.M.A.R.T., czyli zbiór 5 cech, które musi posiadać Twój cel.

Koncepcja S.M.A.R.T.

Nawyk planowania i ustalania priorytetów – wstęp do efektywnej pracy

Planowanie powinno polegać wyłącznie na wypisywaniu listy rzeczy do zrobienia. Kolejne punkty z zadaniami zajmujące nawet kilka kartek w żaden sposób nie motywują, a wręcz mogą odciągać Twoją uwagę od realizacji celu.

W trakcie pracy wszystkie podejmowane działania podporządkuj konkretnym celom. Jednocześnie nadaj im priorytety, dzięki którym ustalisz, które zadania musisz wykonać od razu, a które zlecić innym lub zrealizować w późniejszym terminie. W określeniu ważności zadań pomogą Ci:

  • macierz Eisenhowera – metoda dzielenia zadań na cztery typy (ważne i pilne, ważne i niepilne, nieważne i pilne, nieważne i niepilne);
  • diagram Gantta – metoda, dzięki której podzielisz każdy projekt na etapy, a także przydzielisz im czas realizacji;
  • zasada Pareta – za pomocą której skupisz się na czynnościach generujących największe zyski.

Szczegółowe informacje na temat każdej z tych metod znajdziesz w infografice o zarządzaniu czasem.

Nawyk nieulegania rozpraszaczom, czyli dlaczego warto pracować nad skupieniem?

Przeglądanie portali społecznościowych, częste rozmowy przez telefon, załatwianie prywatnych spraw w trakcie pracy –  wszystko to rozprasza i odciąga uwagę od realizacji wyznaczonego celu. Wiąże się to z tak zwanym efektem piły, według którego po przerwaniu pracy musisz włożyć nawet 30% więcej wysiłku, aby do niej wrócić.

Poznaj mechanizmy zarządzania sobą w czasie >>

Naucz się eliminować dekoncentrację za pomocą kilku przydatnych pytań, które zadasz sobie, zanim ulegniesz rozpraszaczom.

  • Czy korzystanie z tej strony internetowej w pracy jest niezbędne?
  • Czy to jedyny moment, kiedy mogę wykonać ten telefon?
  • Czy nie mogę zrobić tego po pracy?

Ważne, aby odpowiedzi na pytanie doprowadziły Cię do jednego wniosku:

W trakcie pracy najwięcej energii i czasu poświęcaj na realizację obranego celu.

Nawyk robienia przerw – czynność, która wyjdzie Ci na zdrowie

Choć w trakcie realizacji zadań należy wyeliminować rozpraszacze, warto znaleźć czas na kilka przerw. Ciągła praca w pełnym skupieniu przez 8 godzin jest bowiem bardzo wyczerpująca, a nawet może przyczynić się do wydłużenia czasu potrzebnego na wykonanie zadań.

W ustaleniu ilości i długości przerw możesz posiłkować się techniką Pomodoro. Zgodnie z nią należy pracować interwałowo, czyli 25 minut pracy w pełnym skupieniu i 5 minut odpoczynku. Po skończeniu 4 takich cykli zrób dłuższą, około 30-minutową przerwę.

Zwróć również uwagę na to, jak wykorzystujesz czas na odpoczynek.

  • Krótkie przerwy to idealny moment na odejście od komputera i krótki spacer. Możesz wtedy zjeść przekąskę, napić się herbaty lub porozmawiać ze współpracownikami.
  • Dłuższa przerwa to dobry moment na lunch. Zwróć uwagę na to, co jesz. Ciężkostrawne potrawy spowodują znużenie organizmu nawet przez kilka następnych godzin.

Dobre nawyki, dzięki którym nauczysz się zarządzać sobą w czasie – najważniejszy jest trening

Wszystkie z wymienionych wyżej czynności pozwolą Ci zwiększyć efektywność w pracy, ale tylko pod warunkiem, że staną się one Twoimi nawykami. Każdego dnia pamiętaj o wyznaczonym celu, a jeśli uda Ci się go zrealizować – wyznacz nowy. Spisuj listę zadań i ustalaj priorytety zawsze przed rozpoczęciem pracy, aż w końcu planowanie będzie Ci zajmowało coraz mniej czasu. Stopniowo ograniczaj ilość rozpraszaczy, a na pewno zauważysz, że Twoja efektywność rośnie. Pamiętaj o przerwach, ponieważ każdy organizm potrzebuje chwili wytchnienia.

Zajrzyj też do artykułui HRS o zarządzaniu sobą w czasie. Dzięki niemu wszystkie tajniki skutecznej realizacji zadań staną się dla Ciebie jasne.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz komentarz
Wpisz imię