Jak sprawdzić kontrahenta?

4994

W czasach dynamicznie rozwijającej się gospodarki nie jest niczym nadzwyczajnym, że w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej w większości przypadków naszymi kontrahentami są inni przedsiębiorcy.

Zanim podejmiemy współpracę z naszym partnerem biznesowym warto sprawdzić jego wiarygodność. Istnieje kilka możliwości, które mogą okazać się nam w tym pomocne.

Dziś na rynku gospodarczym w Polsce mamy mnóstwo firm. Mimo kryzysu powstają one jak grzyby po deszczu, ale też równie szybko znikają. Mimo, iż wciąż w naszym kraju by założyć własną firmę trzeba przebrnąć przez szereg formalności to i tak nie jest to na tyle skomplikowane by uchronić rynek przed natłokiem najczęściej maleńkich firm powstających jedna po drugiej. Często też obowiązujące przepisy czy instytucje publiczne nie są w stanie eliminować z obrotu nieuczciwych przedsiębiorców. Warto byśmy sami pomyśleli o tym, zanim nawiążemy współpracę z kontrahentem, od której nierzadko powodzenia zależy w znacznej mierze przyszłość naszego przedsiębiorstwa.  Oczywiście to nadal instytucje państwowe winny reagować w sytuacjach gdy ktoś narusza dobre praktyki rynkowe, nie mniej jednak jak rzecze stare porzekadło – przezorny podwójnie ubezpieczony. Nic nie szkodzi także samemu zweryfikować dotychczasową działalność naszego przyszłego partnera biznesowego. Tym bardziej, że istnieje kilka możliwości nam to ułatwiających, i to w większości wypadków nie wymagających od nas nakładu środków i czasu.

Zacząć należy od odpowiedzi na najprostsze, wydawać by się mogło banalne pytanie. Czy firma z którą chcemy rozpocząć współpracę w ogóle istnieje? W dobie Internetu i technik marketingowych dość łatwo jest wytworzyć wrażenie, że coś czego tak na prawdę nie ma – jest. Tymczasem to, że w sieci znajdziemy informację o danej firmie, jej stronę internetową itp. nie powinno w żadnym wypadku być podstawą do weryfikacji informacji o przedsiębiorcy. Fakt, że nawet na forach internetowych znajdziemy pochlebne informacje na temat dotychczasowej działalności naszego potencjalnego partnera nie daje nam żadnej gwarancji. Dziś dość powszechną techniką promocji jest marketing szeptany i profesjonalne moderowanie treści w Internecie, wiec tak naprawdę zainteresowany może umieścić tak każdą pożądaną przez siebie informację. Przeszukanie sieci internetowej w poszukiwaniu wiedzy na temat danego przedsiębiorcy jest oczywiście wskazane i niczemu nie wadzi, nie mniej jednak zacząć należy od dwóch innych kroków.

Każdy z nas z pewnością kojarzy coś takiego jak NIP czyli Numer Identyfikacji Podatkowej. Dziesięciocyfrowy kod, służący do identyfikacji podatników w Polsce. Nadawany jest przez naczelnika urzędu skarbowego. Od 1 września 2011 roku osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej używają natomiast numeru PESEL jako identyfikatora podatkowego. Oczywiście sprawdzenie NIP-u ma charakter bardzo podstawowej weryfikacji, bowiem nie chodzi na tym etapie o to by dowiedzieć się w jaki sposób dany podmiot prowadzić działalność gospodarczą, lecz czy w ogóle istnieje. Z pewności posiadanie NIP-u jest tego potwierdzeniem. Warto też przy tym pamiętać, że tzw. prefiks czyli trzy pierwsze cyfry każdego NIP-u oznaczają kod urzędu skarbowego, który nadał dany numer, a dziesiąta cyfra NIP jest cyfrą kontrolną, obliczaną według specjalnie przemyślanego algorytmu. NIP jest tak generowany, aby nigdy w wyniku tego dzielenia nie wyszła liczba 10. Dlaczego warto o tym wiedzieć? Bo możemy sprawdzić sami poprawność podanego nam NIP-u. W Internecie funkcjonuje wiele wirtualnych weryfikatorów NIP. Wystarczy wpisać tylko podany nam przez drugą stronę numer by internetowy weryfikator sprawdził jego poprawność w oparciu o opisany wyżej mechanizm. Zatem nawet jeśli kto poda nam numer NIP, w prosty sposób możemy sprawdzić czy nie blefuje.

Drugim takim dobrym potwierdzeniem tego czy dana firma faktycznie istnieje jest numer REGON. To skrót od nazwy Rejestr Gospodarki Narodowej. To rejestr niezwykle wiarygodny bowiem prowadzony przez centralny organ władzy państwowej tj. Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Potocznie jednak pod pojęciem REGON-u rozumiany jest przede wszystkim numer identyfikacyjny REGON, czyli dziewięciocyfrowy numer podmiotu gospodarki narodowej w powyższym rejestrze. Osoby fizyczne mają numer REGON przypisany raz na zawsze, przy pierwszej rejestracji w rejestrze. Jeżeli, po zlikwidowaniu działalności, podejmą kiedykolwiek nową działalność (taką samą lub inną), ich 9-cyfrowy numer REGON pozostanie niezmieniony. By sprawdzić czy nasz kontrahent posiada REGON, bądź ten który nam podał istnieje, jest jeszcze prościej niż w przypadku NIP. Bowiem GUS stworzył oficjalną wyszukiwarkę REGON pod adresem http://www.stat.gov.pl/regon/.

Sprawdzenie czy dany przedsiębiorca posiada NIP bądź REGON to jednak bardzo podstawowa weryfikacja jego wiarygodności. Kolejnym istotnym źródłem informacji o przedsiębiorcy jest w naszym kraju KRS, czyli Krajowy Rejestr Sądowy. Działa on na podstawie ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186 z zm.). Wydaje się, że jest to niezwykle cenne źródło informacji o przedsiębiorcach ale nie tylko. Bowiem KRS składa się z trzech części, obok rejestru przedsiębiorców znajdziemy tam także rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji a nawet samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej a ponadto i co chyba najważniejsze rejestr dłużników niewypłacalnych. KRS jest prowadzony w systemie informatycznym przez sądy rejonowe.

Centralna Informacja KRS zawiera m.in. elektroniczny katalog dokumentów spółek, udziela informacji oraz przechowuje i udostępnia stosowne dokumenty z katalogu, który obejmuje m.in. akty założycielskiej, umowy i statuty, uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek, roczne sprawozdania finansowe itp. Należy pamiętać, że rejestr jest jawny. Oznacza to tyle, że każdy ma prawo dostępu do danych zawartych w nim za pośrednictwem Centralnej Informacji KRS oraz każdy ma prawo otrzymać z niego poświadczone odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje. Na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości od niedawna działa wyszukiwarka podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, dzięki której można bezpłatnie wygenerować elektroniczny dokument (w formacie PDF) Centralnej Informacji KRS odpowiadający aktualnemu odpisowi z rejestru. Dzięki nowej usłudze nie jest już konieczne odwiedzanie sądu rejestrowego, ani uiszczanie osobnych opłat za wydanie odpisu aktualnego z Krajowego Rejestru Sądowego gdyż pobrane samodzielnie wydruki komputerowe aktualnych informacji o podmiotach wpisanych do Rejestru mają moc zrównaną z mocą dokumentów wydawanych przez Centralną Informację.

Kolejną bazą dzięki której możemy potwierdzić wiarygodność naszego przyszłego partnera biznesowego jest Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (w skrócie CEIDG). Jest ona spisem przedsiębiorców, będących osobami fizycznymi, działających na terenie Polski. Spis prowadzony jest od 1 lipca 2011 roku w systemie teleinformatycznym przez ministra właściwego do spraw gospodarki na podstawie przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (nie mniej jednak dane z dotychczasowych rejestrów prowadzonych przez władze gmin zostały do niego przeniesione).

Tylko w przypadku wyboru działalności w formie spółki osobowej albo kapitałowej rejestracji dokonujemy w Krajowym Rejestrze Sądowym, prowadzonym przez sądy rejonowe właściwe ze względu na siedzibę tworzonej spółki. Gdy dany podmiot jest osobą fizyczną prowadzącą jednoosobowo działalność gospodarczą do informacje o niej powinniśmy znaleźć właśnie w CEIDG. W tym przypadku także mamy utworzony przez ministerstwo gospodarki portal pod adresem www.firma.gov.pl. Już na stronie startowej znajdziemy zakładkę “znajdź przedsiębiorcę”. Znajdziemy tam szereg rubryk jednak wystarczy uzupełnić zaledwie jedną z nich by uzyskać zadowalający efekt wyszukiwania, tj. NIP, REGON, nazwę firmy lub nawet rodzaj działalności (PKD).

To co jednak najbardziej nas interesuje w relacjach biznesowych to stan przedsiębiorstwa naszego kontrahenta. Na przykład to czy ma jakieś zaległości wobec Fiskusa. Źle bądź nie płacone podatki to sytuacja, która mocna potrafi nadszarpnąć nie tylko dobry wizerunek firmy ale też jej kondycję finansową. Możemy się zatem domagać od przedsiębiorcy, który chce wejść z nami we współpracę zaświadczenia z urzędu skarbowego. Sami takowego od US także możemy żądać, tj. informacji o tym czy ktoś prawidłowo, bez zaległości rozlicza się z Fiskusem.

Nie mniej jednak musimy jednak pamiętać, że bez zgody naszego kontrahenta takiej informacji nie uzyskamy. Mało tego powinna mieć ona odpowiednią formę, tj. powinna być ona wyrażona na piśmie, z podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania i pieczęcią firmową. Zaopatrzeni w taki dokument spokojnie możemy udać się do właściwego urzędu skarbowego i żądać stosownej informacji czy dany podatnik zalega z płaceniem podatków. Urząd obowiązany jest nam wtedy udzielić takiej informacji.

Na chwilę warto jeszcze wrócić także do KRS-u. Bowiem nie tylko to czy przedsiębiorca płaci podatki czy nie może mieć dla nas znaczenie, ale także, a może nawet przede wszystkim to czy ma długi czy nie. W ustaleniu tego pomocny będzie nam jeden z trzech rejestrów KRS, tj. Rejestr Dłużników Niewypłacalnych. Znajdziemy w nim m.in.

  • osoby fizyczne wykonujące działalność gospodarczą, jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie ich upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych;
  • wspólników ponoszących odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, z wyłączeniem komandytariuszy w spółce komandytowej, jeżeli ogłoszono jej upadłość lub jeżeli wniosek o ogłoszenie jej upadłości został prawomocnie oddalony z tego powodu, że majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania albo umorzono prowadzoną przeciwko nim egzekucję sądową lub administracyjną z uwagi na fakt, iż z egzekucji nie uzyska się sumy wyższej od kosztów egzekucyjnych;
  • dłużników, którzy zostali zobowiązani do wyjawienia majątku w trybie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego o postępowaniu egzekucyjnym;
  • osoby, które przez sąd upadłościowy zostały pozbawione prawa prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek oraz pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, reprezentanta lub pełnomocnika w spółce handlowej, przedsiębiorstwie państwowym, spółdzielni, fundacji lub stowarzyszeniu;

Do tej pory mieliśmy do czynienia ze źródłami weryfikacji, które swoim autorytetem potwierdzają instytucje państwowe. Na rynku funkcjonują także podmioty prywatne, które mogą nam pomóc w weryfikacji uczciwości i wiarygodności naszego przyszłego partnera biznesowego. Mowa tu przede wszystkim o biurach informacji gospodarczej. Przyjmują, przechowują i udostępniają one informacje gospodarcze o przeterminowanym zadłużeniu osób i firm. Ich funkcjonowanie reguluje ustawa z dnia 9 kwietnia 2010 roku o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych. Za pośrednictwem BIG-ów można sprawdzić czy dany przedsiębiorca wywiązuje się ze swoich zobowiązań płatniczych. W naszym kraju działają trzy biura informacji gospodarczej, tj. InfoMonitor – Biuro Informacji Gospodarczej, Krajowy Rejestr Długów i Erif BIG S.A. Ten pierwszy np. umożliwia także dostęp do baz Biura Informacji Kredytowej oraz Związku Banków Polskich.

Nie bez znaczenia dla ekonomiki naszych przyszłych działań z kontrahentem jest to czy jest on płatnikiem VAT. Ten podatek od towarów i usług to podatek pośredni, pobierany na każdym kolejnym etapie obrotu towarami lub usługami (podatek obrotowy), którego konstrukcja zakłada brak kaskadowego nakładania się podatku poprzez zastosowanie mechanizmu odliczenia podatku pobranego w poprzednich etapach obrotu. Pamiętajmy jednak, że nie każdy przedsiębiorca w potocznym znaczeniu tego słowa musi być jego płatnikiem. A jeśli nie jest, to nie będziemy my mogli sobie VAT-u odliczyć, a co zwykle jest dość atrakcyjne finansowo. W tym przypadku nie tylko możemy żądać odpowiedniego potwierdzenia w tej kwestii od naszego kontrahenta, ale nawet sami zwrócić się do urzędu skarbowego o udzielenie informacji w tej sprawie. Bowiem gdy ktoś nieuprawniony wystawi nam fakturę VAT to sam oczywiście poniesie odpowiedzialność, nie mniej jednak nas także to dotknie, bowiem nie będziemy mogli sobie VAT-u odliczyć co będzie dla nas niekorzystne finansowo.

Pamiętaj, że…

  • Zawsze możesz żądać numeru NIP i REGON. Nie są one objęte ochroną danych osobowych a dzięki nim na stronach Głównego Urzędu Statystycznego można zweryfikować ich prawdziwość,
  • Każda firma ma obowiązek dokonać swoje rejestracji, odpowiednio do formy prawnej albo w Ewidencji Działalności Gospodarczej bądź Krajowym Rejestrze Sądowym. Zawsze możesz żądać podania EWG lub KRS i dzięki nim sprawdzić informacje o kontrahencie.
  • Za zgodą kontrahenta możesz uzyskać informację na jego temat z Urzędu Skarbowego,
  • Możesz skorzystać z dostępu do jawnego Rejestru Dłużników Niewypłacalnych sprawdzając czy na liście nie figuruje Twój kontrahent,
  • To czy Twój kontrahent wywiązuje się ze swoich zobowiązań płatniczych możesz także sprawdzić korzystając z zasobów Biur Informacji Gospodarczej, są trzy: InfoMonitor – Biuro Informacji Gospodarczej, Krajowy Rejestr Długów, Erif BIG S.A.,
  • Jeżeli zależy nam by sprawdzić czy nasz kontrahent jest rzeczywiście płatnikiem podatku VAT możemy zażądać od niego okazania odpowiedniego zaświadczenia z Urzędu Skarbowego bądź zwrócić się do urzędu bezpośrednio, musi on udzielić Ci takiej informacji.

3 KOMENTARZE

  1. Ja zawsze sprawdzam firmy po numerach NIP czy REGON, bo za dużo się dziś słyszy przykrych historii, aby być lekkomyślnym i ufnym. Ponadto korzystam z forum internetowego i takich stron jak opiniafirm.pl, gdzie inni wypowiadają się na temat danego podmiotu. Całość daje mi podstawy do wyrobienia sobie opinii o danej firmie. Jak nie istnieje ona w bazach i nikt nic o niej nie potrafi powiedzieć, to podejrzane.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Wpisz komentarz
Wpisz imię