Nowe priorytety w zarządzaniu podróżami

481
Notice: Uninitialized string offset: 0 in /var/www/blog.hrs.com/pl/serwis-prasowy/wp-content/themes/Newspaper/includes/shortcodes/td_block_ad_box.php on line 39

Ze względu na rozwój nowych technologii oraz zmianę potrzeb i oczekiwań osób podróżujących służbowo, travel managerowie tworzą coraz bardziej rozbudowane i skomplikowane wytyczne zamawiania usług z segmentu travel.

Według nowych badań przeprowadzonych przez organizację Association of Corporate Travel Executives (ACTE) na zlecenie HRS, travel managerowie dostrzegają to wyzwanie i rozumieją, że upraszczając procedury, mogliby odnieść korzyści, ale inicjatywy wdrażania uproszczeń zderzają się z innymi priorytetami.

W nowych badaniach ACTE i HRS pt. Simplifying Managed Travel stwierdzono, że na szczycie listy priorytetów znajduje się bezpieczeństwo podróżnych. Większość osób odpowiedzialnych za podróże (94%) twierdzi, że spełnienie wymogu należytej staranności to jeden z ich priorytetów, a 82%, że to ich główny priorytet. Potrzeba uproszczenia procesów (72%) uplasowała się za obniżeniem kosztów (88%), bezpieczeństwem danych (84%) i poprawą zadowolenia podróżnych (75%).

Niemniej travel managerowie dostrzegają fakt, że inicjatywy wdrażania uproszczeń mogą współgrać z ich celami strategicznymi. Na przykład 47% travel managerów mówi, że uproszczenie poprawi realizację obowiązku należytej staranności, a 39% uważa, że spowoduje obniżenie ogólnych kosztów polityki podróży służbowych.

„Zarówno travel managerowie, jak i podróżni życzyliby sobie prostszego systemu podróży służbowych ‒ wielu z nich uwiera stosowanie się do wytycznych i procedur oraz korzystanie z przestarzałych rozwiązań, gdy na świecie istnieją nowe technologie, które powinny wyprzeć stare” ‒ mówi Greeley Koch, dyrektor zarządzający ACTE. „O ironio, uproszczenie może przyczynić się do realizacji bardziej priorytetowych celów biznesowych. Travel managerów, którzy wykorzystują ten argument i poprzez wdrażanie uproszczeń rozwiązują inne problemy, można uznać za prawdziwych liderów w swoich organizacjach”.

Travel managerowie a realizacja priorytetów

Travel managerowie nie tylko dostrzegają potrzebę uproszczeń, ale również zauważają przepaść między zamiarami a ich realizacją. Na przykład bezpieczeństwo podróżnych to strategiczny priorytet w niemal wszystkich firmach, dlatego też 83% travel managerów wymienia obowiązek należytej staranności jako główny priorytet, dla którego planują wprowadzenie uproszczeń, natomiast wdrożenie ich natychmiast planuje już tylko 62% respondentów.

Rozdźwięk między priorytetami związanymi z wdrażaniem uproszczeń a faktycznymi działaniami wskazuje na bariery na drodze do realizacji strategicznych celów. Braki w realizacji dążeń do zapewnienia należytej staranności i bezpieczeństwa danych są duże w porównaniu z innymi priorytetami, bo aż jedna na pięć odpowiedzialna za organizację podróży w firmach twierdzi, że obecnie nie zapewnia bezpieczeństwa podróżnych (23%) czy bezpieczeństwa danych (24%).

Współdziałanie dostawców i zainteresowanych stron w firmie przy wdrażaniu uproszczeń

Organizacja podróży służbowych w firmach opiera się o współpracę z wieloma partnerami i skupia wiele różnych zainteresowanych stron — z firmy i spoza niej. Aby inicjatywy wdrażania uproszczeń były skuteczne, często niezbędne jest ich wsparcie. Choć prawie co piąta osoba odpowiedzialna za organizację podróży w firmie nie otrzymuje wsparcia od pracowników z innych działów, większość przyznaje, że zainteresowane strony w firmie są zaznajomione z inicjatywami wdrażania uproszczeń:

  • partnerami we wdrażaniu uproszczeń są często osoby z działów zakupów i zaopatrzenia (57%);
  • drugie miejsce zajmują pracownicy zajmujący się wewnętrznymi zagrożeniami i bezpieczeństwem oraz komunikacją (40%);
  • na końcu znajdują się działy wsparcia IT (36%) i HR (28%).

Firmy zewnętrzne mogą dostarczyć potrzebną wiedzę i odpowiednie narzędzia niezbędne do wspierania organizacji podróży w inicjatywach wdrażania uproszczeń, a osoby odpowiedzialne za tę kategorię, chętnie skorzystają z zewnętrznej pomocy.

Ponad połowa osób odpowiedzialnych za podróże w firmie, która nie ma wsparcia ze strony biur podróży, mówi, że chętnie z takiej pomocy skorzysta. Z danych zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych wynika, że osoby, które definiują wprowadzenie ułatwień w procesach związanych z podróżami, jako główne priorytety, lepiej organizują współpracę w celu realizacji tych celów.

„Wkład, jaki travel managerowie wnoszą w firmę, jest coraz większy i przekłada się na zoptymalizowane procesy i lepszą współpracę między działami” — wyjaśnił Tobias Ragge, dyrektor zarządzający HRS. „Badanie pokazuje, że ta bliska współpraca jest niezbędna i że wiodące firmy czerpią korzyści z ich wewnętrznej sieci interesariuszy, ale także opierają się na danych, poradach i pomocy partnerów zewnętrznych w realizacji celów strategicznych”.

Stymulowanie skutecznych uproszczeń

Uproszczania są główną drogą travel managerów do osiągnięcia celów biznesowych. Mierząc się jednak z przeciwnościami w postaci ograniczonych zasobów i różnych poziomów wsparcia ze strony zainteresowanych stron z firmy i spoza niej, organizatorzy wyjazdów służbowych muszą pogłębiać komunikację z dostawcami, innymi działami w organizacji i z samymi podróżnymi.

„Biorąc pod uwagę, jak wiele konkurujących ze sobą priorytetów mają na swoich barkach travel managerowie, mogą oni łatwo stracić z oczu najważniejsze zainteresowane strony: osoby podróżujące służbowo” — powiedział Greeley Koch, ACTE. „Upraszczanie pozwala podróżnym się mniej martwić o szczegóły logistyczne podróży oraz poświęcać więcej czasu i energii na jej cel. Tak można poznać różnicę między poprawnie zorganizowaną a udaną podróżą służbową”.

To badanie można pobrać tutaj.

Informacje na temat raportu „Simplifying Managed Travel”
Organizacja ACTE przebadała swoich członków z całego świata w okresie od 11 do 31 lipca 2017 r. Na badanie ilościowe odpowiedziało łącznie 112 osób zarządzających podróżami służbowymi w przedsiębiorstwach z całego świata. Dodatkowych pięciu travel Managerów z Europy i Ameryki Północnej wzięło udział w badaniach celowanych służących zgromadzeniu danych jakościowych.

Informacje o organizacji Association of Corporate Travel Executives

Organizacja Association of Corporate Travel Executives (ACTE) szczyci się 29-letnią reputacją lidera w dziedzinie organizowania podróży służbowych. Posiadając charakter międzynarodowy, zrzeszenie gromadzi pracowników szczebla kierowniczego z ponad 75 krajów. ACTE jest pionierem postępu naukowo-technologicznego, dzięki któremu podróże służbowe są skuteczne, niedrogie i proste. Działania i inicjatywy ACTE niezmiennie wspierają ważne zmiany w dziedzinie bezpieczeństwa, prywatności, starannego działania i zgodności z przyjętymi normami, a także efektywności podróży służbowych.

Więcej informacji można uzyskać na stronie http://www.acte.org.

Informacje o HRS – Global Hotel Solutions

HRS sprawia, że podróże służbowe stają się łatwiejsze.

Firmy i osoby podróżujący służbowo z całego świata polegają na HRS zarówno przy poszukiwania najlepszych miejsc noclegowych, jak i przy procesach związanych z obsługą podróży służbowych. HRS nie tylko pomaga w profesjonalnym zakupie usług hotelowych lecz także w negocjacjach specjalnych stawek z hotelami.

HRS oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania hotelami dla ponad 3000 firm z całego świata. Wśród klientów znajdują się największe przedsiębiorstwa z rankingu Fortune 500, takie jak Google, China Mobile, Toyota, Fiat, Hitachi, Alibaba i Panasonic. Z ofertą pięciu milionów pokoi w 350 000 hoteli w 190 krajach, HRS jest największym dostawcą bazy hoteli w globalnych systemach dystrybucji (GDS). Dzięki dużemu procentowi hoteli niezależnych w portfolio (70%), HRS pomaga firmom utrzymać balans w programach hotelowych. Te działania mają jeden cel – osiągnąć oszczędności dla firm i zwiększyć zadowolenie podróżujących pracowników.

Firma HRS została założona w 1972 roku w Kolonii, w Niemczech. W tej chwili ma już ponad 1500 pracowników w 27 krajach na świecie, w tym na przykład w Szanghaju, Tokio, Singapurze, Paryżu, Londynie, Bombaju, São Paulo, Nowym Jorku i Sydney.

Więcej informacji na temat firmy, można znaleźć na stronie corporate.hrs.com

Materiał prasowy w wersji PDF do pobrania tutaj

Kontakt:

Association of Corporate Travel Executives
Meghan Warren
Sloane & Company
(212) 446-1897
mwarren@sloanepr.com

HRS – Global Hotel Solutions

Aleksandra Pienczykowska

Corporate Marketing and Communication Manager
+48 22 256 06 34
Aleksandra.Pienczykowska@hrs.pl