AMERICAN EXPRESS UND HRS KOOPERIEREN FÜR EINE EFFIZIENTERE ABRECHNUNG VON GESCHÄFTSREISEN

American Express bietet seinen Firmenkunden eine weitere Möglichkeit zur Nutzung des Reisestellenkontos (Business Travel Account, BTA) an. Ab sofort können Unternehmen in Deutschland neben Kosten für Flug und Bahn auch über HRS getätigte Hotelbuchungen in ihrem zentralen Firmenkonto konsolidieren. American Express und HRS vereinfachen mit neuen Technologien für die Corporate Kunden Hotelabrechnungsprozesse und bündeln Abrechnungen in einem automatisierten End-to-End-Prozess.

„American Express möchte seinen Geschäftskunden das Management von Geschäftsausgaben so einfach wie möglich machen. Fast ein Drittel der Firmenausgaben werden für Hotelbuchungen aufgewendet. Daher war es uns wichtig, auch mit HRS als einem der führenden Lösungsanbieter in diesem Bereich zu kooperieren und das BTA um Ausgaben für Hotels zu erweitern“, sagt Sonja Scott, Country Manager von American Express in Deutschland. Mit der erweiterten Nutzungsmöglichkeit des BTA wurde der Wunsch zahlreicher American Express Corporate Kunden umgesetzt: Firmenkunden können nun alle betriebsbedingten Kosten, die während eines Hotelaufenthalts anfallen, zukünftig zentral abrechnen. Die Corporate Kunden von American Express vermeiden damit aufwändige Reisekostenabrechnungen und managen effizient einen Großteil ihrer Geschäftsreiseausgaben. Mit dem BTA können sie rund zwei Drittel der Geschäftsreiseausgaben – Flüge, Hotels und Bahntickets – konsolidieren.

Komplett automatisierter Bezahl- und Abrechnungsprozess

HRS liefert mit seiner Lösung „Invisible Pay“ automatisch die Rechnungsdaten für den Hotelaufenthalt an das Reisekostensystem des Unternehmens. „Effizienzsteigerungen wie die automatisierte Rechnungsverarbeitung können dazu beitragen, die Einhaltung der Reiserichtlinien um bis zu 30 Prozent zu erhöhen“, sagte HRS CEO Tobias Ragge. „American Express-Kunden profitieren von einer höheren Buchungsquote der bevorzugten Hotels sowie von Effizienzsteigerungen für Reisende und das Finanzteam.“

HRS nutzt die Automatisierung, um die Rechnungsinformationen zu überprüfen, zu digitalisieren und automatisch an das BTA zu übertragen. Ein wesentlicher Vorteil für den Reisenden: Dadurch entfällt das Anstehen beim Check-out.

„Hotelabrechnungsprozesse können sehr aufwändig sein und wir decken durch die Integration von HRS in das BTA das Bedürfnis unserer Firmenkunden nach einem effizienten Travel Management ab,“ so Sonja Scott. Zukünftig werden von der Hotelbuchung über HRS bis zur Abrechnung durch American Express alle Daten in einem vollautomatisierten Prozess gebündelt. Dies ermöglicht schnellere Prozesse während und nach der Geschäftsreise und führt damit zu einer höheren Akzeptanz des Reiseprogramms innerhalb der Belegschaft.

Volle Kostenkontrolle und Vorsteuerabzug

Mit der BTA-Abrechnung erhalten Firmenkunden neben den Daten für Flüge und Bahn alle während des Hotelaufenthalts angefallenen Kosten. Unternehmen können so alle umsatzstarken Geschäftsreiseausgaben gebündelt einsehen und haben durch die zentrale Genehmigung und Bezahlung stets volle Kostenkontrolle.

Firmenkunden werden zudem die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze ausgewiesen, wodurch ein einfacher Vorsteuerabzug möglich ist. Außerdem müssen Firmenkunden nicht in finanzielle Vorleistung gehen und durch das verlängerte Zahlungsziel von 28 Tagen nach Abrechnungsstellung wird ein verbesserter Cashflow gewährleistet.