ADQUISICIÓN DE VIAJES DE NEGOCIOS EN 2023

Nadie puede decir con certeza qué traerá 2023 para los viajes de negocios y la adquisición estratégica de hoteles. Sin embargo, una cosa es cierta: la presión sobre las adquisiciones y la gestión de viajes nunca ha sido mayor.  Los últimos tres años han estado marcados por la disrupción, los temores recesivos, la inflación, la escasez de mano de obra y la guerra por el talento. En cuanto al 2023, es probable que el año esté dominado por las tendencias macro que ya estaban presentes en 2022: la inflación es más alta de lo que ha sido en varias décadas, el crecimiento del Producto Interno Bruto (PIB) se está desacelerando, los costos de la energía siguen siendo distorsionados; aunque muchos mercados laborales muestran un desempleo históricamente bajo, los mercados se están debilitando.

En este artículo, le mostraremos cómo estos desarrollos están afectando los viajes de negocios globales y cómo, dado el clima empresarial y económico actual, aún puede mantener el control total de su gasto de viaje sin comprometer la experiencia de viaje de sus empleados.

Impacto del entorno económico actual en la industria global

Pero, ¿Cómo está afectando esto a la forma en que viajamos, especialmente por razones de negocios? El entorno económico actual está impulsando los desafíos y problemas actuales que enfrentan los directores de adquisiciones (CPO) y los gerentes de viajes. A lo largo de 2022, las tarifas del mercado hotelero han seguido aumentando a nivel mundial en comparación con 2021. En los mercados corporativos clave, ahora son un 31% más altos que en 2021 y se espera que continúen aumentando un 16% en 2023:

La importancia de la utilización en el nuevo mundo del trabajo de hoy

Cuando los tiempos se ponen difíciles, las empresas se vuelven hacia adentro y se centran en las adquisiciones. El entorno volátil descrito anteriormente está volviendo a poner el ahorro de costos y la evitación de riesgos en la cima de la agenda del CPO, junto con la optimización de la eficiencia y la lucha por el talento.

“En un año, el porcentaje de CPO que han priorizado el ahorro casi se ha duplicado (38% en 2022 frente a 22% en 2021). ” – CPO Rising

Sin embargo, es poco realista pensar en los viajes de negocios ahora solo como un costo de transacción y, por lo tanto, reducirlo o eliminarlo por completo. En nuestro nuevo mundo laboral híbrido, los viajes de negocios son una inversión importante en colaboración, productividad y conexión. Es un apoyo en el rendimiento de la empresa y es más importante que nunca en este nuevo mundo del trabajo remoto.

Un estudio reciente realizado por el Laboratorio de Crecimiento de la Universidad de Harvard también muestra que los viajes de negocios ayudan a difundir el conocimiento y en realidad causan crecimiento económico. Por lo tanto, sabemos que los viajes de negocios pueden tener un impacto positivo en la productividad de una empresa. La única pregunta que queda es cómo podemos optimizarlo en tiempos de incertidumbre.

Cómo los CPO liberan todo el potencial de ahorro en la adquisición de viajes: 5 consejos

En promedio, más del 15% de los ahorros potenciales en adquisiciones quedan sobre la mesa. Esto se debe en parte al hecho de que las distintas categorías de alojamiento (pernoctaciones, reuniones, grupos y estancias largas (+8 noches) se negocian y gestionan de manera diferente.

Una cosa que permanece constante es la búsqueda de las adquisiciones de los mejores precios posibles. Sin embargo, en el panorama empresarial y económico actual, esta responsabilidad es más apremiante que nunca.  Debe asegurarse de tener el control de su programa de viajes y los datos correctos para optimizar el rendimiento y minimizar el riesgo.

Después de todo, lo que no está completamente administrado no es …

… Un decir: La baja visibilidad hace que sea difícil detectar los gastos de la póliza y resulta en costos más altos.

… Cumplimiento: El cumplimiento deficiente viola la atención y plantea un riesgo financiero.

… Reducción de los datos: El poder de negociación limitado y la capacidad de optimización conducen a ahorros perdidos.

Consejo 1: Asegure el poder adquisitivo aprovechando el gasto convergente

Como se recortaron muchos presupuestos de viajes, las empresas perdieron entre el 20% y el 40% del volumen y, por lo tanto, del poder de negociación. Por lo tanto, es hora de repensar las estrategias de adquisición. Por ejemplo, para compensar la pérdida de volumen en viajes a corto plazo, ha demostrado ser eficaz combinar segmentos de alojamiento como reuniones, grupos y reservas a largo plazo en una solicitud de propuesta (RFP) para aumentar el volumen total de compras en el mercado del vendedor. Hoy en día, el 40% del gasto total del hotel en estancias prolongadas, reuniones, grupos y espacio de trabajo remoto no se gestiona. Todos estamos trabajando de manera diferente hoy. Los modelos de trabajo flexibles y los empleados que solo están en la oficina en ciertos días de la semana han cambiado fundamentalmente la forma en que se deben crear, adquirir y optimizar los programas de alojamiento.

“Las nuevas estrategias de abastecimiento y la mejora de la transparencia pueden ayudar a contrarrestar la inflación, mientras que las empresas de mejor desempeño duplican las ganancias de productividad”. – Bain & Comny

Un programa holístico de alojamiento que aprovecha la convergencia del gasto total de alojamiento ofrece ahorros generales para el hotel con un promedio de más del 9%, creando transparencia en todas las categorías de alojamiento y mitigando el riesgo.

  

Consejo 2: Opta por la automatización de extremo a extremo

Los procesos manuales crean riesgos. El 80% de las organizaciones todavía dependen de procesos manuales cuando se trata de viajes y gastos. Como resultado, dejan mucho espacio para el error humano. La automatización de procesos, desde la adquisición hasta la generación de informes de gastos, ayuda a los gestores de viajes y a los CPO a ahorrar tiempo y acelerar los ahorros. Al mismo tiempo, se facilitan las tareas operativas, se racionalizan las reservas y se reducen los riesgos.

Consejo 3: Reduzca los riesgos y costos relacionados con ESG

Ya no es una opción para las organizaciones demostrar su agenda de sostenibilidad.  La presión está aumentando desde todas las direcciones (reguladores, consumidores y empleados). Habrá más y más regulaciones de sostenibilidad que afectan la capacidad de las empresas para hacer negocios. Por ejemplo, los impuestos al carbono en la UE han aumentado un 200% y se espera que se multipliquen por diez para 2030. Aquellos que no son capaces de reducir sus emisiones de manera oportuna están a) enfrentando una oportunidad perdida y b) pagando generosamente.

Consejo 4: Minimice el gasto inconformista y optimice continuamente

El mercado de viajes es muy dinámico y las tendencias del mercado, el comportamiento del viajero y las preferencias cambian constantemente. La transparencia de los datos y la capacidad de adaptarse rápidamente a estos cambios son verdaderos cambios de juego para las empresas en este contexto:

• Los datos en tiempo real de adquisición, reserva y pago deben incorporarse en la optimización del programa de viajes para ofrecer el mejor valor.
• Los datos de gasto a nivel de factura (nivel 3) ayudan a administrar los gastos de los viajeros antes de que ocurran. Esto evita gastos no autorizados.
• Una vista consolidada de los datos reservados a los de gasto real reduce el riesgo de fraude y proporciona una visibilidad completa.
• Al aprobar efectivamente el gasto previo, las empresas pueden evitar gastos innecesarios y fuera de la política.

En general, los gestores de viajes necesitan optimizar continuamente su programa de alojamiento en función de los patrones de viaje corporativos.

Consejo 5: Garantice el cumplimiento y convierta el papel en un ahorro real

¿Con qué frecuencia sus empleados se quejan de que no pueden encontrar su hotel preferido en su sistema de reservas, que están frustrados porque su hotel favorito no está disponible o que están confundidos por contenido duplicado, precios no comparables y descripciones de tarifas difíciles de entender? La tecnología de reservas inteligentes puede ayudar a resolver estos problemas y ofrecer ahorros de costos de hasta el 4% del gasto total administrado. ¿Cómo? Asegurándose de que lo que ha negociado es lo que realmente se reserva.

Para que esto funcione, las empresas necesitan integrar hoteles de todo el mundo de múltiples fuentes en un solo feed de contenido consolidado. Esto aumenta la disponibilidad general y se pueden buscar las mejores tarifas en todos los canales. Por lo tanto, los viajeros ya no necesitan buscar alojamientos fuera de los canales de reserva de la compañía y reservar en otro lugar (mayor adopción). Además, los hoteles adquiridos en la política se muestran a los reservadores antes de las ofertas del mercado spot. Las mejores opciones disponibles de acuerdo con la estrategia de la empresa se promocionan, mientras que las ofertas no conformes están ocultas. Si el precio de la oferta seleccionada baja cuando llegan los viajeros, la tecnología garantiza que se vuelva a reservar automáticamente, lo que le ahorra dinero extra.

CLos CPOs equilibran el papel entre operador, administrador y creador de valor

Incluso en tiempos de incertidumbre, las adquisiciones deben buscar crear valor más allá de la reducción de costos y la mitigación de riesgos para garantizar la máxima adopción.

Los CPO necesitan evolucionar en su rol, convirtiéndose más en un “Director de Valor”, un socio y co-líder del CEO. Tienen que ser capaces de establecer su reputación mediante la entrega de un mayor valor, por ejemplo, a través de asociaciones comerciales, digital y tecnología, y la sostenibilidad, que son nuevas fuentes de crecimiento rentable.

Por lo tanto, otras preocupaciones clave del programa deben considerarse como parte de cualquier nuevo programa hotelero. Estos cinco pilares son esenciales para el éxito de las adquisiciones y la gestión de viajes:

Sostenibilidad: Información transparente sobre la huella de carbono de las propiedades

Seguridad: Excelencia en la higiene de los hoteles según las normas de la OMS

Seguridad: Calificaciones hiperlocales para propiedades y sus vecindarios

Satisfacción: Hoteles con la mejor experiencia para los empleados según los datos de comentarios de los huéspedes

Ahorros: combinación completa de tarifas y cumplimiento de tarifas aseguradas

Los CPOs tienen que equilibrar cada vez más el papel entre operadores, gerentes y creadores de valor:

La satisfacción de los empleados finalmente gana la batalla por los talentos

Aclaremos una cosa: los ahorros de compras en papel no son lo que cuenta al final. Siempre se trata de la satisfacción de los empleados y la adopción del programa. La experiencia de viaje tiene que ser acertada. De lo contrario, el programa no será aceptado, y sus medidas de ahorro de costos pueden parecer bonitas en teoría, pero no se realizarán. 

Los empleados en viajes de negocios quieren estar felices, concentrados y listos para el día siguiente. Los malos procesos de viaje pueden poner un profundo freno a ese estado de ánimo. Por lo tanto, los gestores de viajes deben encontrar constantemente nuevas formas de ofrecer a sus empleados la mejor experiencia de viaje de negocios posible, preferiblemente digital, sin problemas, de forma sostenible y asociada con poco esfuerzo. Después de todo, para 2025, el 75% de la fuerza laboral serán Millennials, que también esperan una experiencia digital de nivel de consumidor al reservar viajes de negocios.

Una experiencia de viaje tan mejorada no necesariamente tiene que tener un alto costo. Con socios de confianza, puede equilibrar los ahorros con la experiencia de viaje: trabaje con proveedores de hoteles para ofrecer una experiencia de servicio similar a la VIP para sus empleados en viajes de negocios. Trabaje con proveedores de tecnología de viajes para agilizar todo el proceso, desde la reserva hasta los gastos.

En general, el proceso debe ser tan simple como ordenar y pagar en una tienda en línea: sus empleados deben poder encontrar lo que prefieren en un solo lugar, reservar el alojamiento adecuado para su próximo viaje de negocios al mejor precio con solo unos pocos clics, realizar pagos y gastos sin contacto fácilmente. Eso es exactamente lo que las empresas pueden hacer fácilmente con HRS.

Con nuestra plataforma de extremo a extremo,  combinamos la demanda con la oferta, todo impulsado por nuestras soluciones de pago. Puede administrar su programa de alojamiento, desde la adquisición hasta la reserva y la gestión de pagos y gastos. Además, nuestra plataforma le brinda acceso a una red dedicada de espacios para trabajar y reunirse en todo el mundo, también puede disfrutar de total transparencia y supervisión sobre el gasto en viajes, mientras que su equipo en el terreno se beneficia de una experiencia de no intervención, antes, durante y después del viaje.

Conclusión: Gran potencial para la adquisición y la gestión de viajes en 2023

Los viajes de negocios pueden verse un poco diferentes hoy. Sin embargo, no debe subestimarse la importancia de los viajes de negocios. Incluso en la era digital, los viajes de negocios son uno de, o quizás el medio más eficaz para compartir conocimientos e ideas, negociar o asegurar acuerdos comerciales y fomentar la comunicación. Por lo tanto, a pesar de los contratiempos en los últimos años, los viajes de negocios seguirán siendo una parte esencial de cualquier negocio en crecimiento. Puede aumentar la productividad empresarial y ayudar a alcanzar los objetivos comerciales. 

Es por eso que, a pesar de una perspectiva empresarial nublada por la guerra, la inflación, los cambios en las tasas de interés y más, renunciar a los viajes de negocios por completo o tomar atajos a expensas de la experiencia de viaje es el camino equivocado. En cambio, los líderes de adquisiciones y los gerentes de viajes deben avanzar audazmente y estar listos para actuar. Necesitan soluciones que aceleren los resultados ESG, impulsen la transformación digital y contrarresten la inflación. Soluciones que, en última instancia, hacen que el entorno de trabajo sea más moderno y atraigan nuevos talentos motivados. En general, 2023 tiene un gran potencial para la adquisición y la gestión de viajes, solo tiene que aprovecharlo adecuadamente.